Trên thực tế xã hội, cụm từ bảo hiểm xã hội không còn xa lạ với người dân, hầu hết mọi người hiện nay đều tham gia bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết và hiểu rõ về những quy định về chốt sổ bảo hiểm xã hội như khi nào thì chốt sổ bảo hiểm xã hội? Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì? Thủ tục thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội như thế nào? Bài viết sau đây của Luật Hùng Sơn sẽ cung cấp thông tin về vấn đề này.
Sổ bảo hiểm xã hội và chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Thứ nhất, theo quy định của khoản 3 Điều 1 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 số 58/2014/QH13 thì bảo hiểm xã hội được định nghĩa như sau: Đó là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội. Như vậy, về bản chất, bảo hiểm xã hội là một hình thức bảo đảm cho người lao động khi họ không còn hoặc không thể tham gia lao động, là hoạt động của Nhà nước cung cấp dịch vụ công để quản lý và đáp ứng nhu cầu chia sẻ các rủi ro trong cộng đồng, là quyền lợi cơ bản của người lao động. Việc đền bù này được thực hiện thông qua quá trình tập hợp, sử dụng những khoản tiền đóng góp của những cá nhân/tổ chức tham gia bảo hiểm xã hội và các quỹ thu hợp pháp của bảo hiểm xã hội để chi trả.
Thứ hai, cũng theo quy định tại Điều 96 Luật này, sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014. Pháp luật có quy định rõ ràng rằng đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, hiện nay, vẫn chưa có bất cứ thông tin liên quan nào về việc thay thế này.
Thứ ba, chốt sổ bảo hiểm xã hội được hiểu là hoạt động ghi lại quá trình đóng bảo hiểm xã hội trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Từ đó, biết được những quyền lợi mà họ được hưởng, tiến tới tính toán giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Như vậy, chốt sổ bảo hiểm xã hội là một thủ tục rất quan trọng làm tiền đề để người lao động hưởng bảo hiểm xã hội, là cơ sở để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình được giải quyết.
Khi nào cần thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Thứ nhất, khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động tại một đơn vị thì cần thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Đó là trường hợp người lao động không còn làm việc cho doanh nghiệp mà họ đang đóng bảo hiểm xã hội vì một lí do nào đó, chẳng hạn như: hết hạn hợp đồng lao động mà hai bên không ký thêm với nhau hợp đồng lao động mới; người lao động và doanh nghiệp cùng thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động,…
Thứ hai, khi đơn vị mà người lao động đang làm việc và thực hiện đóng bảo hiểm xã hội bị phá sản, chấm dứt hoạt động thì cũng cần thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Đây là trường hợp một công ty rơi vào tình trạng khó khăn về tài chính, bị thua lỗ hoặc thanh lý doanh nghiệp, do đó không đảm bảo đủ thanh toán tổng số các khoản nợ đến hạn và bị Tòa án (hoặc một cơ quan tài phán có thẩm quyền) tuyên bố công ty đó bị phá sản. Lúc này, người lao động có quyền được thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Lưu ý rằng trong cả hai trường hợp trên, trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động. Đây là chủ thể mang nghĩa vụ được quy định phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cũng như phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện xác minh thời đóng bảo hiểm xã hội của người lao động, từ đó giải quyết quyền lợi cho họ.
Hồ sơ thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội
Như trên đã trình bày, tương ứng với hai trường hợp cần thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội thì cũng có hai trường hợp với chủ thể thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội khác nhau. Cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm trong trường hợp này bao gồm:
– 01 bản chính sổ bảo hiểm xã hội/người của người lao động theo mẫu sổ cũ hoặc 01 tờ bìa bảo hiểm xã hội/người theo mẫu sổ mới;
– Các tờ rời trong trường hợp người lao động đã tham gia bảo hiểm xã hội nhiều lần (nếu có);
– 01 bản/người tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành theo Quyết định số 505 /QĐ-BHXH sửa đổi, bổ sung Quyết định 959/QĐ-BHXH)
– 02 bản phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 301);
– 01 công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS);
– 01 bảng kê thông tin ( theo mẫu D01- TS);
– 01 quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Trường hợp 2: Người lao động trực tiếp thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội
cần những loại giấy tờ như sau:
– 01 bản chính sổ bảo hiểm xã hội;
– Các tờ rời sổ bảo hiểm xã hội (nếu có);
– 01 bản sao chứng minh nhân dân, hoặc thẻ căn cước công dân;
– 01 đơn đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động ghi rõ lý do, tên đơn vị phá sản;
– 01 quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ liên quan đến việc giải thể, phá sản của doanh nghiệp cũ (nếu có).
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Thứ nhất, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp người sử dụng lao động thực hiện:
Bước 1: Làm thủ tục báo giảm lao động
– Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
+ 01 bản danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu D02-TS)
+ 01 thẻ bảo hiểm y tế/người ;
+ 01 biên bản trả thẻ bảo hiểm y tế đối với trường hơp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có);
+ 01 quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
– Nộp hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý bằng phương thức nộp trực tiếp, hoặc qua đường bưu điện hoặc nộp qua đường điện tử.
– Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
– Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với thành phần đã trình bày như trên;
– Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến qua mạng đến cơ quan bảo hiểm xã hội.
– Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ bảo hiển xã hội và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.
Thứ hai, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp người lao động thực hiện:
– Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với đầy đủ các thành phần đã trình bày như trên;
– Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đóng bảo hiểm xã hội cho mình;
– Bước 3: Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ:
+ Đối với doanh nghiệp còn nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội và nếu người lao động đủ điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội thì đơn vị đó có trách nhiệm đóng đủ bảo hiểm xã hội để cơ quan bảo hiểm xã hội kịp thời giải quyết chế cho người lao động;
+ Đối với trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ thì cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận sổ bảo hiểm xã hội đến thời điểm đã đóng bảo hiểm xã hội. Sau đó, khi thu hồi được số tiền doanh nghiệp còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Trên đây là những tư vấn về vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì cũng như những thông tin xoay quanh vấn đề này mà Luật Hùng Sơn muốn gửi tới các bạn. Nếu có thắc mắc hay cần hỗ trợ thêm thì xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Trân trọng./.
