Khi số lượng nhân sự giảm, công ty cần tiến hành thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên. Dưới đây là bài viết về trình tự thủ tục báo giảm BHXH được áp dụng cho những công ty đang tham gia BHXH đồng thời có nghiệp vụ phát sinh trong tháng: Báo giảm cho nhân viên khi thôi việc.
1. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH)
Để báo giảm bảo hiểm xã hội, hồ sơ cần chuẩn bị là:
– Hợp đồng lao động có ký tên, đóng dấu giữa công ty với nhân viên;
- Thông tin của nhân viên báo giảm, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600a của BHXH;
- Quyết định cho thôi việc nhân viên, có chữ ký và đóng dấu của công ty.
2. Cách thức thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trên, Khách hàng có thể nộp hồ sơ theo hai phương thức sau:
a. Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
Người nộp hồ sơ đến trực tiếp cơ quan BHXH quản lý công ty mình để nộp hoặc gửi qua đường bưu điện.
Tuy nhiên, hiện nay ít có cơ quan BHXH nào còn nhận hồ sơ báo giảm này bằng hồ sơ giấy trực tiế nên hình thức nộp trực tiếp không còn được áp dụng rộng rãi.
b. Nộp trực tuyến qua mạng
Công ty dùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội, tạo ra file hồ sơ, sau đó dùng thiết bị Chữ ký số (Token) công ty để nộp hồ sơ này lên cơ quan BHXH.
Trang nộp hồ sơ: https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn
Bước 1: Doanh nghiệp mở trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty.
Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và kết xuất ra file hồ sơ.
Phổ biến nhất hiện nay là Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội, ưu điểm là phần mềm không tính phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng miễn phí được phần mềm này, cần một vài lưu ý như sau:
+ Phần mềm áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử
+ Những công ty đã từng mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội do các nhà mạng cung cấp như: Viettel, VNPT, EFY Viet Nam, BKAV, TS24,…thì không được áp dụng phần mềm trên. Nếu muốn sử dụng phần mềm kê khai KBHXH của Tổng cục bảo hiểm thì công ty phải liên hệ nhà mạng đã đăng ký yêu cầu hỗ trợ hủy bỏ dịch vụ bên nhà mạng đó thì mới sử dụng được phần mềm kê khai này.
Hình thức nộp trực tuyến qua mạng đang được đa số cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng.
>>> Mẫu đơn đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội
3. Thời gian giải quyết hồ sơ báo giảm BHXH
Kết quả sẽ được trả trong vòng 10 ngày làm việc.
Sau khi thủ tục bảo giảm BHXH hoàn tất, công ty làm hồ sơ chốt sổ bảo hiểm cho nhân viên và nộp lên cơ quan BHXH quản lý kèm theo sổ BHXH và thẻ BHYT (nếu còn hạn).
Trên đây là những quy định của pháp luật cơ bản nhất về thủ tục báo giảm Bảo hiểm xã hội. Nếu như bạn đọc có vấn đề gì thắc mắc hoặc cần được hỗ trợ tư vấn pháp lý thì hãy liên hệ ngay với Luật Hùng Sơn để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất nhé.
