Văn phòng đại diện, mở văn phòng đại diện, văn phòng đại diện là gì, chức năng của văn phòng đại diện, mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không. Bạn đang có dự định thành lập văn phòng đại diện nhưng chưa thực sự hiểu văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện có những chức năng gì?… Xem ngay nội dung bài viết sau Luật Hùng Sơn sẽ giúp bạn hiểu rõ tường tận và những quy định liên quan đến văn phòng đại diện.
Những điều cần biết về văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là gì?
Được quy định tại Khoản 2, Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Như vậy, văn phòng đại diện là đơn vị không được phép kinh doanh, thực hiện các hoạt động sinh lời, có doanh thu mà chỉ được thực hiện các hoạt động như: Liên lạc, đẩy nhanh tiến độ dự án…
Thành lập văn phòng đại diện có ý nghĩa hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận khách hàng, đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh. Ngoài ra, còn giảm thiểu các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.
Chức năng văn phòng đại diện
Như đã đề cập đến trong phần định nghĩa, Văn phòng đại diện không thể thực hiện các công việc kinh doanh như doanh nghiệp. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng, làm các nhiệm vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp mà thôi.
Văn phòng đại diện được thành lập nhằm thực hiện các chức năng của một văn phòng liên lạc, cung cấp thông tin, tiếp thị sản phẩm, chăm sóc khách hàng.
Văn phòng đại diện tuy không được thực hiện chức năng kinh doanh, không có quyền nhân danh chính mình ký kết hợp đồng nhưng có thể thực hiện ký hợp đồng theo ủy quyền của công ty mẹ
Văn phòng đại diện khác gì chi nhánh
Căn cứ Khoản 1, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.”
Như vậy có thể hiểu chi nhánh là đơn vị có thể hoạt động kinh doanh nhằm tạo ra doanh thu nhưng phải dựa theo ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Điểm khác biệt cơ bản của văn phòng đại diện và chi nhánh là chức năng hoạt động:
- Văn phòng đại diện: Không có chức năng kinh doanh
- Chi nhánh: Có chức năng kinh doanh
Đặc điểm nổi bật của văn phòng đại diện
Đặc điểm nổi bật của Văn phòng đại diện đó là:
- Không có chức năng kinh doanh.
- Không có tư cách pháp nhân: Do là đơn vị phụ thuộc, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp và không sở hữu tài sản riêng
- Có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và có con dấu riêng, phục vụ cho mục đích hoạt động nội bộ.
- Không giới hạn số lượng văn phòng đại diện: Có thể thành lập ở trong và ngoài nước, có nhiều địa điểm văn phòng đại diện ở cùng tỉnh hoặc thành phố với trụ sở của doanh nghiệp.
Những quy định cần biết về văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu Văn phòng đại diện là người chịu trách nhiệm đối với hoạt động của Văn phòng đại diện trong nội dung, phạm vi được ủy quyền.
Người đứng đầu Văn phòng đại diện có thể là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người Việt Nam.
Con dấu của văn phòng đại diện
Theo quy định mới nhất tại Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020:
“2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.”
Như vậy, Văn phòng đại diện có con dấu riêng được quy định tương tự với con dấu doanh nghiệp.
Chế độ hạch toán của văn phòng đại diện
Do không có chức năng kinh doanh nên các hoạt động của văn phòng đại diện không phát sinh thuế Giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp như các loại hình khác.
Tuy nhiên, Văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ , kê khai, nộp thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của nhân viên VPĐD.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc và thực hiện hạch toán phụ thuộc theo doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không xuất hóa đơn và không phát hành hóa đơn.
Xem thêm: [Giải đáp] Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?
Vốn điều lệ của văn phòng đại diện
Theo quy định tại Khoản 34, Luật Doanh nghiệp năm 2020, Vốn điều lệ được định nghĩa là:
“Tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.”
Như vậy, Văn phòng đại diện không cần thực hiện đăng ký vốn điều lệ do là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ và không có tư cách pháp nhân. Công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của VPĐD.
Thành lập văn phòng đại diện như thế nào?
Điều kiện thành lập
Để thành lập được văn phòng đại diện tại Việt Nam bạn cần đảm bảo đáp ứng được các điều kiện sau:
- Chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ, không có chức năng kinh doanh
- Tên Văn phòng đại diện phải đáp ứng các quy định về việc đặt tên (Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020). Phải gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ví dụ: Công ty TNHH Hùng Sơn và Cộng Sự- Văn phòng đại diện phía Nam hoặc Văn phòng đại diện miền Trung- Công ty TNHH Hùng Sơn và Cộng Sự…
- Có treo biển bảng tại địa chỉ Văn phòng đại diện. Nội dung biển, bảng phải bao gồm: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, cơ quan quản lý, thông tin liên hệ cơ bản.
- Việc ký kết hợp đồng phải có sự ủy quyền của công ty mẹ
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện qua các bước sau đây:
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện
- Thông báo thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao Quyết định thành lập, biên bản họp về việc thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh
- Nộp trực tuyến: Nộp hồ sơ bản Scan dưới dạng File PDF và khai các mục thông tin yêu cầu. Hiện nay theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2020 không yêu cầu nộp hồ sơ bản cứng tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Bước 3: Nhận kết quả:
- Phòng đăng ký kinh doanh sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
- Thời hạn xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc tính từ ngày Phòng đăng ký kinh doanh nhận được Bộ hồ sơ hợp lệ.
Giải đáp các câu hỏi về văn phòng đại diện
Mở Văn phòng đại diện có cần đăng ký không?
Theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cũng đồng thời phải chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện khi có thay đổi trong thời hạn 10 ngày.
Văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không?
Tuy không phải thực hiện nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng Văn phòng đại diện phải có mã số thuế và thực hiện đăng ký thuế với cơ quan nhà nước.
Xem thêm: Quy định về mức lệ phí môn bài văn phòng đại diện phải đóng
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Việc ký kết hợp đồng không phải chức năng của Văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện không được ký các hợp đồng kinh tế. Nhưng có thể ký kết hợp đồng phục vụ cho nhu cầu: Thuê mặt bằng, mua các thiết bị. ký kết hợp đồng lao động.
Với những thông tin trên, hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn văn phòng đại diện là gì cũng như nắm được các thông tin liên quan. Nếu có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.
- CÔNG TY LUẬT TNHH HÙNG SƠN VÀ CỘNG SỰ
- VP Hà Nội: Tầng 9, Handico Tower, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- VP HCM: Tầng 4, 26 Hoàng Kế Viêm, Phường 12, quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Website: luathungson.vn
- Email: info@luathungson.com
- Hotline: 0964509555
Lĩnh vực chuyên môn: Sở Hữu Trí Tuệ, Hợp Đồng, Tư Vấn Đầu Tư, Quản Trị Doanh Nghiệp.
