Họp Hội đồng quản trị (HĐQT) là một hoạt động quan trọng trong việc quản trị công ty cổ phần nhằm thảo luận và quyết định các vấn đề chiến lược và điều hành doanh nghiệp. Việc tổ chức họp HĐQT cần tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật, đặc biệt là quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty. Dưới đây là hướng dẫn Thủ tục họp hội đồng quản trị theo quy định pháp luật Việt Nam 2025
1. Bước 1: Gửi thông báo về việc triệu tập họp Hội đồng quản trị
Về thời gian gửi thông báo
- Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền triệu tập cuộc họp phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
Về nội dung thông báo mời họp
Thông báo mời họp Hội đồng quản trị cần nêu rõ:
- Thời gian và địa điểm họp.
- Chương trình cuộc họp: Ghi rõ các vấn đề sẽ được thảo luận và quyết định tại cuộc họp.
- Tài liệu họp: Các tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp phải được gửi kèm theo thông báo.
- Phiếu biểu quyết: Phiếu biểu quyết của các thành viên Hội đồng quản trị cũng cần được đính kèm theo nếu áp dụng hình thức biểu quyết từ xa.
Về hình thức gửi thông báo
- Thông báo mời họp có thể được gửi phương thức sau:
-
- Thư bảo đảm.
- Fax.
- Email hoặc những phương tiện điện tử khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
- Phải đảm bảo thông báo được gửi đến được tất cả các thành viên Hội đồng quản trị.
2. Bước 2: Tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị
Thời hạn tổ chức cuộc họp
- Chủ tịch Hội đồng quản trị phải thực hiện triệu tập họp HĐQT trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị hợp lệ từ:
-
- Một thành viên Hội đồng quản trị.
- Tổng giám đốc/giám đốc.
- Ban kiểm soát hoặc các bên khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
Trách nhiệm của Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Trường hợp Chủ tịch HĐQT không triệu tập họp theo yêu cầu hợp lệ, Chủ tịch sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại xảy ra đối với công ty.
- Trong trường hợp trên, thành viên đề nghị triệu tập họp có quyền thay thế Chủ tịch để tiến hành tổ chức cuộc họp HĐQT.
Điều kiện tổ chức cuộc họp
- Về số lượng thành viên tham dự: Theo quy định tại Điều lệ công ty, cuộc họp Hội đồng quản trị phải có đủ số lượng thành viên tham dự tối thiểu để hợp lệ. Thông thường, số lượng này là ít nhất 2/3 tổng số thành viên Hội đồng quản trị.
- Trường hợp không đủ số lượng thành viên, cuộc họp sẽ được triệu tập lại theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định Luật Doanh nghiệp.
3. Các hình thức tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị
Căn cứ theo khoản 9 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và tiến hành biểu quyết tại cuộc họp nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
3.1 Tham dự và biểu quyết trực tiếp
- Thành viên tham dự trực tiếp tại địa điểm tiến hành tổ chức cuộc họp.
3.2 Ủy quyền tham dự và biểu quyết
- Thành viên có quyền được ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết thay mình.
- Việc ủy quyền phải tuân thủ quy định tại Điều lệ công ty và được thực hiện bằng văn bản.
3.3 Tham dự và biểu quyết bằng hình thức trực tuyến
- Thành viên tham dự thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc những hình thức điện tử khác được quy định trong Điều lệ công ty.
3.4 Gửi phiếu biểu quyết từ xa
- Thành viên có quyền gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp qua các phương tiện như sau:
- Thư;
- Fax;
- Email;
- Các phương tiện khác được quy định trong Điều lệ công ty.
3.5 Gửi phiếu biểu quyết qua phương tiện khác
- Ngoài những hình thức trên, công ty có thể quy định những phương thức biểu quyết khác trong Điều lệ, sao cho đảm bảo tính hợp lệ và bảo mật.
4. Lưu ý quan trọng khi tổ chức họp Hội đồng quản trị
4.1 Trách nhiệm của Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Chủ tịch chịu trách nhiệm chính trong việc triệu tập họp, bảo đảm cuộc họp diễn ra đúng quy định.
- Trường hợp có vi phạm, Chủ tịch có thể phải chịu trách nhiệm về bồi thường thiệt hại cho công ty và các bên liên quan.
4.2 Quy định về biểu quyết và thông qua quyết định
- Quyết định của HĐQT được thông qua nếu được sự chấp thuận của đa số các thành viên tham dự (nửa số thành viên tham dự trở lên).
- Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ biểu quyết cao hơn đối với những vấn đề quan trọng.
4.3 Biên bản họp Hội đồng quản trị
- Sau cuộc họp, biên bản họp HĐQT phải được lập và ghi nhận đầy đủ những nội dung:
-
- Thời gian, địa điểm họp.
- Thành phần tham dự họp.
- Nội dung thảo luận.
- Kết quả biểu quyết và những quyết định được thông qua.
- Biên bản phải có chữ ký của Chủ tịch cuộc họp và Thư ký cuộc họp.
4.4 Lưu trữ tài liệu
- Toàn bộ tài liệu liên quan đến cuộc họp Hội đồng quản trị (thông báo mời họp, tài liệu họp, phiếu biểu quyết, biên bản họp) phải được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty.
- Dịch vụ hỗ trợ tổ chức họp Hội đồng quản trị tại Luật HÙNG SƠN
Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, Luật Hùng Sơn cung cấp dịch vụ hỗ trợ tổ chức họp Hội đồng quản trị một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:
- Tư vấn quy trình họp HĐQT theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.
- Soạn thảo tài liệu họp: Thông báo mời họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, biên bản họp.
- Hỗ trợ pháp lý trong các cuộc họp: Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ họp đúng quy định.
Việc tổ chức họp Hội đồng quản trị không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp công ty vận hành hiệu quả và minh bạch. Tuân thủ đúng quy trình theo quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp và rủi ro không đáng có.
Hãy liên hệ ngay với Luật Hùng Sơn để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về quy trình tổ chức họp Hội đồng quản trị, đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả cho công ty của bạn!
Hotline tư vấn miễn phí: 0969 329 922
Email: contact@luathungson.vn
