Khi có sự thay đổi về địa giới hành chính, dù doanh nghiệp không di chuyển trụ sở chính, nhưng địa chỉ đăng ký trụ sở chính theo hồ sơ pháp lý sẽ thay đổi theo đơn vị hành chính mới. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh. Sau đây là hướng dẫn chi tiết, đơn giản và đầy đủ để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.
- Cơ sở pháp lý về thay đổi thông tin do thay đổi địa giới hành chính
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc chính thức, đặt trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới hành chính. Địa giới hành chính được hiểu là ranh giới các đơn vị hành chính như xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố và được xác định bằng mốc giới cụ thể.
Khi có sự thay đổi địa giới hành chính, dù trụ sở thực tế không thay đổi, nhưng tên gọi hành chính của địa chỉ trụ sở sẽ thay đổi. Theo Điều 28 và Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một nội dung quan trọng trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ cập nhật thông tin đăng ký khi có sự thay đổi về địa chỉ này.
Điểm a khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định rằng:
- Doanh nghiệp phải gửi thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin địa chỉ mới.
Như vậy, khi địa giới hành chính thay đổi dẫn đến thay đổi địa chỉ đăng ký trụ sở chính, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo cập nhật thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Hướng dẫn chi tiết thủ tục cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính
2.1. Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm:
- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
- Văn bản ủy quyền (nếu không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ), kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.
Giấy tờ chứng thực cá nhân bao gồm:
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu còn hiệu lực.
2.2. Nơi nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông qua một trong hai phương thức sau:
- Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp trực tuyến: Qua Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia tại Website: dangkykinhdoanh.gov.vn (Lưu ý: Đối với doanh nghiệp tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, hiện nay, việc nộp hồ sơ trực tuyến là bắt buộc).
2.3. Thời gian giải quyết
Theo quy định của pháp luật, thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2.4. Lệ phí thực hiện
Doanh nghiệp được miễn lệ phí khi thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh đối với trường hợp thay đổi địa giới hành chính, theo quy định khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
- Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
- Không trì hoãn việc thực hiện cập nhật: Việc không cập nhật thông tin thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo địa giới hành chính mới có thể gây ra những rủi ro pháp lý, đặc biệt trong trường hợp kiểm tra, thanh tra hoặc tranh chấp pháp lý liên quan đến doanh nghiệp.
- Đảm bảo về tính chính xác: Thông tin địa chỉ mới cần được xác định chính xác theo thông báo về thay đổi địa giới hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Sử dụng các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ các tổ chức pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo kết quả.
- Quy trình thực hiện tóm tắt
Chuẩn bị hồ sơ: Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định.
Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua mạng tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.
Xử lý hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận, xem xét và xử lý trong thời hạn 03 ngày làm việc.
Cấp Giấy chứng nhận mới: Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với thông tin địa chỉ trụ sở chính đã cập nhật.
- Kết luận
Khi địa giới hành chính thay đổi, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh để đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật. Đây là trách nhiệm pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động một cách hợp pháp và tránh các rủi ro không đáng có.
Nếu Quý Khách hàng cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ luật sư của chúng tôi sẵn sàng đồng hành và cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, tận tâm, giúp Quý Khách Hàng hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Trân trọng,
CÔNG TY LUẬT TNHH HÙNG SƠN & CỘNG SỰ
