Đối với công ty cổ phần thì Đại hội đồng cổ đông sẽ bao gồm tất cả các cổ đông trong công ty có quyền biểu quyết. Đây cũng là cơ quan có quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Tuy nhiên để thực hiện ghi biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần phải có những nội dung gì? Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông mới nhất sẽ được Luật Hùng Sơn giới thiệu đến với các bạn.
1. Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là gì?
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là ghi nhận những nội dung họp liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty và là một trong giấy tờ ghi nhận lại nội dung quá trình giữa các cổ đông tham dự cuộc họp.
Hàng năm đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần phải tiến hành họp thường niên một năm một lần hoặc tổ chức họp bất thường, mỗi phiên họp Đại hội đồng cổ đông công ty đều phải có chủ tọa và thư ký phiên họp. Thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi nhận lại toàn bộ các nội dung diễn ra trong cuộc họp, các vấn đề được thông qua và các vấn đề không được thông qua, những ý kiến của các cổ đông công ty.
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông công ty sẽ thực hiện quyết định những vấn đề quan trọng đến công ty như:
- Thông qua những nội dung để định hướng phát triền kinh doanh của công ty;
- Quyết định về số loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán trong công ty; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
- Thực hiện bầu, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên công ty;
- Quyết định mức đầu tư hoặc thực hiện bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn mức 35% tổng giá trị tài sản được ghi nhận trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu trong Điều lệ công ty không quy định về một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
- Quyết định sửa đổi, bổ sung những nội dung trong Điều lệ công ty;
- Thông qua những nội dung báo cáo tài chính hằng năm;
- Quyết định mua lại trên mức 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại trong công ty;
- Xem xét và xử lý đối với các hành vi vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát công ty gây thiệt hại cho công ty và các cổ đông công ty;
- Quyết định về việc tổ chức lại hoặc thực hiện giải thể công ty.
2. Nội dung cơ bản trong biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông công ty phải được ghi biên bản và có thể thực hiện ghi âm hoặc được ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải được lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung cụ thể sau đây:
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp;
- Thời gian, địa điểm tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông;
- Chương trình và nội dung cuộc họp;
- Họ và tên chủ tọa và thư ký cuộc họp;
- Tóm tắt diễn biến nội dung trong cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông công ty về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
- Số lượng cổ đông và tổng số phiếu thực hiện biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện ủy quyền cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
- Tổng số phiếu thực hiện biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức thực hiện biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông tham dự họp;
- Các nội dung vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng các nội dung đó;
- Họ và tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp.
Trong trường hợp chủ tọa, thư ký cuộc họp từ chối ký biên bản họp thì biên bản họp đại hội đồng cổ đông này vẫn có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị công ty tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp đại hội đồng cổ đông sẽ ghi rõ việc chủ tọa, thư ký cuộc họp từ chối ký biên bản họp.
3. Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông
Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông mới nhất năm 2021 các bạn tham khảo:
Các bạn vui lòng tải biên bản họp đại hội đồng cổ đông ở đây:
4. Cách soạn thảo biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Để soạn thảo biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đúng với quy định pháp luật cần phải thực hiện như sau:
Các nội dung thảo luận trong cuộc họp ghi nhận tại biên bản mỗi một nội dung sẽ phải thực hiện biểu quyết một lần cụ thể với số phiếu tán thành, không tán thành, hợp lệ, không hợp lệ..
Những nội dung nào phải thực hiện biểu quyết nội dung nào không cần thực hiện biểu quyết.
Dựa theo căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 và trong điều lệ công ty quy định cụ thể từng nội dung trong cuộc họp.
5. Những lưu ý khi lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Khi thực hiện lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần lưu ý những nội dung sau:
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông công ty phải làm xong và được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc những người khác ký tên trong biên bản họp sẽ phải liên đới với nhau chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác các nội dung trong biên bản.
Biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài sẽ có hiệu lực pháp lý như nhau. Trong trường hợp có sự khác nhau giữa nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt và biên bản bằng tiếng nước ngoài thì nội dung ghi nhận trong biên bản bằng tiếng Việt sẽ được áp dụng.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông công ty sẽ phải được gửi đến tất cả các cổ đông trong thời hạn là 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; có thể đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty thay cho việc gửi biên bản kiểm phiếu.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông công ty và phụ lục danh sách các cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông đã được thông qua và tài liệu có liên quan sẽ gửi kèm theo thông báo mời họp và phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Luật Hùng Sơn về vấn Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông mới nhất, bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ theo số tổng đài: 1900 6518.
