Dấu treo và dấu giáp lai là gì? Cách sử dụng và ý nghĩa của từng con dấu đối với từng loại văn bản như thế nào? Hãy cùng với luật Hùng Sơn tìm hiểu cụ thể vấn đề này qua bài viết sau đây.
A/ Con dấu được sử dụng như thế nào?
Các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế, quần chúng, … hoạt động trong phạm vi lãnh thổ việt nam và một số tổ chức nhà nước thường xuyên sử dụng con dấu trên các loại văn bản, giấy tờ. Con dấu tượng trưng cho vị trí pháp lý và là dấu hiệu xác nhận giá trị pháp lý của các loại giấy tờ văn bản của các cơ quan, tổ chức nói trên.
Hiện nay, có nhiều loại con dấu như dấu treo và dấu giáp lai, dấu nổi,… được sử dụng trên các loại giấy tờ khác nhau, mỗi con dấu có cách sử dụng, vị trí sử dụng riêng.
Trong đó, dựa theo điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP việc đóng dấu treo, dấu giáp lai được quy định như sau:
– Con dấu phải được đóng ràng, đúng chiều, ngay ngắn và sử dụng đúng mực dấu đã quy định;
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì vị trí của dấu được xác định là trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái;
– Đối với các phụ lục đi kèm với văn bản chính thì dấu được đóng lên trang đầu tiên, trùm lên một phần của tên phụ lục hoặc tên cơ quan tổ chức và do người ký văn bản quyết định.
– Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của các cơ quan quản lý sẽ quy định về việc thực hiện đóng dấu giáp lai hoặc dấu nổi trên tài liệu chuyên ngành.
B/ Định nghĩa và cách đóng dấu treo và dấu giáp lai
1. Dấu giáp lai là gì? Dấu treo là gì?
Dấu giáp lai là con dấu được sử dụng để đóng lên vị trí lề trái hoặc lề phải của văn bản có nhiều hơn hai tờ để thông tin của con dấu đều được hiện trên tất cả các tờ của văn bản nhằm tránh việc nội dung bị thay đổi, giả mạo và chứng thực được từng tờ của văn bản đó. Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải của phụ lục văn bản hoặc là văn bản gốc. Việc đóng dấu giáp lai cần được thực hiện theo các nguyên tắc mà thủ trưởng, bộ trưởng của cơ quan quản lý ngành đã quy định.
Dấu treo là con dấu được các cơ quan, tổ chức dùng để đóng lên trang đầu, đóng trùm lên tên của phụ lục của các văn bản chính hoặc trùm lên tên của tổ chức, cơ quan. Thường thì tên cơ quan, tổ chức sẽ được viết vào phía bên trái, đầu trang văn bản thứ nhất hoặc phụ lục nên khi thực hiện đóng dấu treo, người có nhiệm vụ sẽ đóng dấu lên phía bên trái và đóng trùm lên tên phụ lục hoặc tên cơ quan tổ chức đó.
2. Cách đóng dấu treo và dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai được quy định như sau:
– Đối với cơ quan, tổ chức việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành năm 2004 của chính phủ cùng với các quy định khác của pháp luật có liên quan. Đối với những tài liệu chuyên ngành việc đóng dấu giáp lai cũng được tiến hành theo khoản 4 của điều 26 có trong nghị định này.
– Dấu của tổ chức, cơ quan trình bày ở ô số 8, dấu giáp lai sẽ được đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục kèm theo và đóng trùm lên các tờ giấy, mỗi dấu được đóng tối đa 05 trang của 1 văn bản.
Cách đóng dấu treo được quy định trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP của chính phủ tại khoản 3 của điều 26 ban hành năm 2004.
– Việc tiến hành đóng dấu trên các phụ lục của văn bản chính được quyết định bởi người ký văn bản và con dấu sẽ được đóng lên trang thứ nhất, trùm lên một phần của tên tổ chức, cơ quan hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu treo nhằm mục đích khẳng định văn bản có dấu treo là một phần của văn bản chính, đồng thời dấu treo giúp xác nhận nội dung để tránh xảy ra tình trạng giả mạo hay thay đổi giấy tờ.
– Ví dụ: trên một hóa đơn bán hàng, thủ trưởng của đơn vị ủy quyền cho người khác thì người bán hàng phải đóng dấu treo của tổ chức đồng thời ghi rõ họ tên của mình vào hóa đơn. Điều này được quy định trong thông tư 39/2014/TT-BTC tại khoản d của điều 16. Dấu của tổ chức được đóng vào vị trí bên trái của tờ hóa đơn.
Việc đóng dấu treo và dấu giáp lai được thực hiện hàng ngày tại các cơ quan, tổ chức trên lãnh thổ Việt Nam. Có nhiều loại con dấu khác nhau mang những chức năng riêng, do đó bạn cần nắm rõ chức năng và cách sử dụng của từng con dấu để tránh những sự cố có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
♦ Các dịch vụ khác của Luật Hùng Sơn :
>>> Dịch vụ tư vấn thành lập công ty TNHH
>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến
Lĩnh vực chuyên môn: Sở Hữu Trí Tuệ, Hợp Đồng, Tư Vấn Đầu Tư, Quản Trị Doanh Nghiệp.
- Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật - 28/05/2023
- Mẫu tờ trình đề nghị giải thể cập nhật mới nhất - 25/05/2023
- Giấy phép nhập khẩu thực phẩm mới nhất - 24/05/2023
