Trong hồ sơ địa chính có chứa đựng nhiều thông tin quan trọng về thửa đất. Hồ sơ địa chính không chỉ dùng để phục vụ yêu cầu quản lý của nhà nước mà còn cung cấp thông tin cho những người có liên quan đến thửa đất đó. Mặc dù hồ sơ địa chính quan trọng như vậy nhưng không phải ai cũng biết nó là gì và giá trị pháp lý của nó như thế nào? Vậy hồ sơ địa chính là gì? Thành phần của hồ sơ địa chính gồm những gì? Công tác lập hồ sơ địa chính và quản lý nó như thế nào? Thủ tục chỉnh lý hồ sơ địa chính ra sao? Trong khuôn khổ bài viết dưới đây, công ty Luật Hùng Sơn sẽ giúp quý bạn đọc giải đáp về nội dung cụ thể của những vấn đề trên.
1. Hồ sơ địa chính là gì?
Hồ sơ địa chính là tập hợp của các tài liệu thể hiện các thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, việc sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với thửa đất đó. Hồ sơ địa chính được dùng để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu về thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Theo quy định tại Luật đất đai 2013, hồ sơ địa chính được lưu giữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại địa phương. Hồ sơ địa chính cho phép cơ quan chức năng có thẩm quyền tổng hợp nhiều thông tin liên quan về tình hình đất đai và các giấy tờ pháp lý. Vì vậy, mà dựa vào hồ sơ địa chính có thể tra cứu nhiều phương diện khác nhau về thửa đất và tài sản gắn liền với thửa đất đó như nghĩa vụ của người sở hữu đất, ký hiệu đất,..
Hồ sơ địa chính được lập cho từng địa phương, xã, phường, thị trấn để ghi lại NSDĐ cùng các thông tin về về việc sử dụng đất của người đó. Hồ sơ địa chính là một chế độ thống kê đất đai của Nhà nước bao gồm năm phần là: đăng ký sử dụng đất; thống kê diện tích đất đai; thống kê chất lượng đất, nhận định chất lượng đất; đánh giá về mặt kinh tế. Chính sự chi tiết này mà cơ quan quản lý đất đai có thể dễ dàng tìm được thông tin khi có cá nhân/ tổ chức phát sinh yêu cầu về sử dụng đất.
2. Thành phần của hồ sơ địa chính
Điều 4 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định thành phần hồ sơ địa chính. Theo đó, thành phần của hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu sau:
– Thứ nhất, đối với các địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, thì hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai và gồm có các thành phần sau đây:
a) Tài liệu về việc điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;
b) Sổ địa chính của thửa đất;
c) Bản lưu Giấy chứng nhận QSDĐ.
– Thứ hai, đối với các địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, thì hồ sơ địa chính gồm có các thành phần sau:
a)
- Tài liệu về việc điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;
- Bản lưu Giấy chứng nhận QSDĐ
được lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có);
b) Sổ địa chính của thửa đất được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;
c) Sổ theo dõi biến động về đất đai lập dưới dạng giấy.
3. Mục đích của sổ địa chính là gì
Theo quy định về mẫu sổ địa chính, sổ mục kê đất, sổ cấp giấy chứng nhận QSDĐ, sổ theo dõi biến động đất đai thì Sổ địa chính được lập nhằm đăng ký toàn bộ diện tích đất đai được Nhà nước giao QSD cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích của các loại đất chưa giao, chưa cho thuê hay sử dụng. Sổ địa chính được dùng làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng của pháp luật.
Như vậy mục đích của sổ địa chính là lưu trữ tất cả các thông tin về người sử dụng đất trên mảnh đất mà họ đang sử dụng và trước đó có sử dụng. Đồng thời sổ địa chính cũng ghi nhận kết quả đăng ký, từ đó, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý, giám sát và bảo hộ các quyền, nghĩa vụ của NSDĐ, của chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc của người được Nhà nước giao cho quyền quản lý đất theo quy định của Luật đất đai 2013.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT về hồ sơ địa chính do Bộ trưởng Bộ TN&MT ban hành thì việc lập Sổ địa chính được thực hiện như sau:
“Sổ địa chính được lập để ghi nhận kết quả về việc đăng ký đất đai, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý của đất và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của NSDĐ, của chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc của người được Nhà nước giao cho quản lý đất theo quy định của pháp luật về đất đai.”
4. Giá trị của hồ sơ địa chính
Hồ sơ địa chính là tổng hợp các tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan. Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT thì:
“1. Hồ sơ địa chính được dùng làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của NSDĐ, của chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao cho quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai.
2. Hồ sơ địa chính dạng giấy hay hồ sơ địa chính dạng số đều có giá trị pháp lý như nhau.
3. Trường hợp có sự không thống nhất về thông tin giữa các tài liệu có trong hồ sơ địa chính thì phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa các tài liệu này và hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai để xác định thông tin có giá trị pháp lý. Từ đó, làm cơ sở chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính.
4. Trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới để thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của thông tin như sau:
a) Với những trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận QSDĐ theo bản đồ địa chính mới thì cần xác định giá trị pháp lý của các thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận QSDĐ;
b) Với những trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận QSDĐ theo bản đồ địa chính mới thì xác định như sau:
– Các thông tin về NSDĐ, thông tin về QSDĐ được xác định theo Giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp. Trong trường hợp Giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp không thể hiện được thông tin thì xác định theo sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký cấp Giấy chứng nhận QSDĐ;
– Các thông tin về đường ranh giới (như thông tin về hình thể, thông tin về kích thước cạnh thửa, thông tin về tọa độ đỉnh thửa), diện tích của thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính mới. Trường hợp đường ranh giới trên thực tế của thửa đất ở bản đồ địa chính mới đã có biến động so với ranh giới được thể hiện trên Giấy chứng nhận QSDĐ đã được cấp thì thông tin pháp lý về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp đó.”
5. Những điều cần biết về hồ sơ địa chính
5.1: Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính:
Tại Điều 7 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT đã quy định rõ giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính cụ thể như sau:
– Quyền chung của người sử dụng đất:
Được cấp giấy chứng nhận QSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (hay còn được gọi là Sổ đỏ); được hưởng thành quả lao động và kết quả đầu tư của mình trên diện tích đất đó;
Được hưởng các lợi ích do công trình của Nhà nước phục vụ việc bảo vệ, cải tạo đất nông nghiệp; được Nhà nước hướng dẫn và giúp đỡ trong việc cải tạo, bồi bổ đất nông nghiệp;
Được Nhà nước bảo hộ khi người khác xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp về đất đai của mình; khi Nhà nước thu hồi đất của mình thì sẽ được bồi thường.
Khiếu nại, tố cáo và khởi kiện về những hành vi xâm phạm tới QSDĐ hợp pháp của mình và vi phạm quy định pháp luật về đất đai.
– Nghĩa vụ chung của người sử dụng đất:
Thực hiện kê khai về việc đăng ký đất đai; thực hiện đầy đủ các thủ tục khi chuyển đổi, chuyển nhượng đất, cho thuê, cho thuê lại đất, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp quyền sử dụng đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật doanh nghiệp.
Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật có liên quan;
Sử dụng đất đúng mục đích của đất, đúng ranh giới của thửa đất,…
5.2: Thủ tục chỉnh lý hồ sơ địa chính
Trình tự chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính được quy định tại Điều 26 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT như sau:
Thứ nhất, trong trường hợp đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thường xuyên, kể cả đăng ký lần đầu và đăng ký biến động, thì thủ tục cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính được thực hiện như sau:
a) Với những nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính số cùng với quá trình thực hiện thủ tục đăng ký đất đai theo trình tự sau:
– Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ phải cập nhật thông tin về đăng ký đất đai và quét các giấy tờ pháp lý về QSDĐ, quyền quản lý đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (nếu có);
– Đối với trường hợp phải đo đạc địa chính phải cập nhật kết quả về việc chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc trích lục đo địa đạc thửa đất và sổ mục kê đất đai;
– Sau khi hoàn thành việc kiểm tra theo thẩm quyền phải cập nhật kết quả về việc kiểm tra hồ sơ;
– Sau khi nhận được các chứng từ về việc nộp nghĩa vụ tài chính hoặc sau khi nhận được văn bản của cơ quan chức năng có thẩm quyền về việc ghi nợ hoặc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính theo quy định phải cập nhật thông tin về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất;
– Quét và nhập bổ sung các thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận QSDĐ đã ký cấp hoặc đã xác nhận về việc thay đổi GCN. Với những trường hợp đăng ký đất lần đầu và không có nhu cầu hoặc không đủ điều kiện hoặc không thuộc các trường hợp cấp Giấy chứng nhận QSDĐ thì nhập bổ sung thông tin theo quy định của pháp luật về trường hợp không cấp Giấy chứng nhận;
– Cuối cùng phải kiểm tra việc cập nhật, chỉnh lý, rồi trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập/ chỉnh lý;
b) Với những nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính như sau:
– Với những trường hợp đăng ký, cấp Giấy chứng nhận QSDĐ lần đầu tiên hoặc đăng ký biến động đất đai thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính. Sau đó sao Giấy chứng nhận QSDĐ để lưu trước khi trao Giấy chứng nhận này cho người được cấp GCN;
– Với những trường hợp đăng ký đất đai lần đầu nhưng không đủ điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận QSDĐ thì sau khi nhận được ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền về trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận phải thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính;
– Với những trường hợp đăng ký đất đai lần đầu mà NSDĐ không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận QSDĐ, đăng ký đất được Nhà nước giao cho quản lý thì sau khi hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ theo thẩm quyền được quy định phải cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Thứ hai, trong trường hợp thu hồi đất thì căn cứ vào hồ sơ thu hồi đất đã được thực hiện hoặc hồ sơ thu hồi đất đã được bàn giao đất trên thực địa để thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính theo trình tự như sau:
a) Đối với trường hợp thu hồi một phần thửa đất theo diện tích đất đã bàn giao trên thực địa thì thực hiện thủ tục chỉnh lý bản đồ địa chính của thửa đất hoặc bản trích đo địa chính của thửa đất. Đồng thời, chỉnh lý sổ mục kê đất;
b) Xác nhận về việc thu hồi vào Giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp để lưu. Trong trường hợp thu hồi một phần diện tích của thửa đất thì thực hiện quét hoặc sao Giấy chứng nhận QSDĐ đã xác nhận thu hồi đất để lưu;
c) Cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính. Nơi đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu địa chính thì kiểm tra việc cập nhật thông tin trên cơ sở này; trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý.
Thứ ba, trong trường hợp được giao đất, cho thuê đất, kể cả thông qua đấu giá QSDĐ thì thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính sau khi đã bàn giao đất trên thực địa theo trình tự như sau:
a) Kiểm tra và chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc chỉnh lý bản trích đo địa chính của thửa đất và sổ mục kê đất đai sao cho thống nhất với hiện trạng bàn giao đất trên thực địa;
b) Cập nhật thông tin về đăng ký đất đai từ hồ sơ giao đất, hồ sơ cho thuê đất, hồ sơ đấu giá QSDĐ đã thực hiện vào sổ địa chính;
c) Trước khi trao cho người được cấp phải quét hoặc sao và nhập bổ sung các thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận QSDĐ đã ký để lưu lại;
d) Với những nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện kiểm tra về việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập.
Thứ tư, trong trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận QSDĐ bị mất thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính cùng với quá trình thực hiện thủ tục theo trình tự như sau:
a) Sau khi tiếp nhận đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận QSDĐ bị mất phải cập nhật thông tin về tình trạng mất Giấy chứng nhận QSDĐ vào sổ địa chính;
b) Quét hoặc sao và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về quyết định hủy Giấy chứng nhận QSDĐ bị mất và cấp lại Giấy chứng nhận QSDĐ trước khi trao cho người được cấp GCN;
c) Với những nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện kiểm tra về việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập.
Thứ năm, trong trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận QSDĐ hoặc đính chính Giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo trình tự như sau:
a) Với những nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính gắn liền với quá trình thực hiện thủ tục theo trình tự cụ thể sau:
– Nhập thông tin về việc đăng ký cấp đổi Giấy chứng nhận QSDĐ hoặc đính chính Giấy chứng nhận QSDĐ; quét Giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ với trường hợp chưa quét Giấy chứng nhận;
– Sau khi hoàn thành việc kiểm tra theo thẩm quyền phải nhập kết quả về việc kiểm tra hồ sơ ;
– Trước khi trao Giấy chứng nhận QSDĐ cho người được cấp phải thực hiện quét và nhập bổ sung thông tin cấp đổi Giấy chứng nhận và thông tin về Giấy chứng nhận QSDĐ đã được đính chính;
– Thực hiện kiểm tra việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập;
b) Đối với những nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì sau khi đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ký chấp nhận việc cấp đổi Giấy chứng nhận QSDĐ hoặc đính chính vào Giấy chứng nhận QSDĐ trước khi trao cho người được cấp phải thực hiện các công việc như trong trường hợp có cơ sở dữ liệu địa chính.”
Thông qua bài viết trên, chúng tôi đã đưa ra và làm rõ được những quy định của pháp luật về hồ sơ địa chính là gì? Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, Quý khách hàng đừng ngần ngại hãy liên lạc với công ty Luật Hùng Sơn của chúng tôi theo hotline 19006518. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn giải đáp mọi câu hỏi và thắc mắc một cách chính xác nhất. Trân trọng!
Lĩnh vực chuyên môn: Sở Hữu Trí Tuệ, Hợp Đồng, Tư Vấn Đầu Tư, Quản Trị Doanh Nghiệp.
- Thủ tục làm sổ đỏ mới nhất 2023: Cần giấy tờ gì? Chi phí bao nhiêu? - 11/09/2023
- Đăng ký mã vạch sản phẩm mới nhất năm 2023 - 10/09/2023
- Thủ tục đăng ký website với bộ công thương mới nhất - 10/09/2023
