logo

Dấu giáp lai là gì? Quy định và cách đóng nhất định phải biết

  • Ls. Luyện Ngọc Hùng |
  • 08-04-2021 |
  • Doanh nghiệp , |
  • 1017 Lượt xem

Khi các công ty/doanh nghiệp ký kết hợp đồng, bên cạnh chữ ký và dấu của các bên thì ở phần cuối còn có dấu giáp lai. Vậy dấu giáp lai là gì? Đóng dấu giáp lai là gì? Quy định đóng dấu giáp lai như thế nào? Đây là những từ khóa được nhiều người tìm kiếm hiện nay. Để giải đáp thắc mắc này, hãy cùng Luật Hùng Sơn khám phá ngay bài viết dưới đây nhé!

1. Dấu giáp lai là gì? Để làm gì?

Dấu giáp lai là một trong các loại dấu quan trọng. Hiểu đơn giản thì nó là cách đóng dấu lên lề phải hoặc lề trái của văn bản. Người đóng dấu phải đảm bảo hình tròn của giáp lai được in lên bề mặt của những tờ giấy xếp trồng lên nhau.

Vậy trong tiếng Anh, giáp lai là gì? Giáp lai có 2 động từ thông dụng trong tiếng Anh là Affix và Stamp.

Tìm hiểu dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh tính chính xác của văn bản

Đóng giáp lai nhằm mục đích:

  • Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.
  • Đóng dấu giáp lai còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệnh thông tin kết quả mà các công ty/doanh nghiệp đăng ký trước đó.

Nhìn chung thì việc đóng dấu giáp lai đảm bảo sự khách quan và chuẩn xác cho các văn bản. Vì vậy, các nội dung trong văn bản và giấy tờ cũng hạn chế tối đa tình trạng bị thay đổi.

2. Các quy định đóng dấu giáp lai mới nhất

Việc đóng dấu giáp lai mới nhất cần phải tuân theo đúng quy định tại Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

“Điều 26. Đóng dấu

  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều & dùng đúng mực dấu quy định.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
  • Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

Đó là quy định chung về việc đóng dấu giáp lai và những con dấu khác của doanh nghiệp. Vậy, đóng dấu giáp lai được thực hiện cụ thể như thế nào?

2.1. Về giá trị pháp lý của dấu giáp lai

Thường thì con dấu giáp lai sẽ được đóng ở bên lề trái hoặc lề phải của văn bản. Chúng được xếp chồng lên các mặt của đường xếp trồng trang giấy. Con dấu hợp lệ sẽ được đóng ở cạnh phải hay vị trí giữa của phụ lục tại một loại văn bản cụ thể nào đó. Theo các quy định của Pháp Luật, dấu giáp lai sử dụng để chứng thực độ chính xác và khách quan của văn bản. Qua đó tránh tình trạng làm giả hoặc thay thế các thông tin không chuẩn xác. Dấu giáp lai sẽ được đóng toàn bộ các tờ của văn bản.

Dấu giáp lai được đóng chồng lên trên đường thẳng giữa các trang văn bản

Dấu giáp lai được đóng chồng lên trên đường thẳng giữa các trang văn bản

2.2. Về việc đóng dấu

Hiện tại, việc đóng dấu giáp lai được quy định vô cùng rõ ràng tại Khoản 2, Điều 13 của Thông tư 01/2011 / TT-BNV. Chi tiết như sau:

“Điều lệ số 13. Dấu của những cơ quan tổ chức

1. Con dấu trên các tài liệu phải tuân theo các quy định tại khoản 2 và 3 của Điều 26 Nghị định của Chính phủ số 110/2004 / ND-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004, về các công trình văn thư và các quy định của pháp luật liên quan ; Việc dán tem được dán chồng lên các tài liệu và phụ lục chuyên ngành, cũng như các phụ lục, phải tuân theo các quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định số 110/2004 / ND-CP.

2. Các thương hiệu của các cơ quan và tổ chức được trình bày trong ô số 8; dấu giáp lai phải được đóng ở giữa cạnh phải của tài liệu hoặc phụ lục văn bản, bao gồm một phần của các tờ giấy; tối đa 5 trang cho mỗi con dấu”.

Không phải người nào cũng biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng. Bởi vậy, dấu giáp lai phải đảm bảo điều kiện sau:

  • Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và được sử dụng đúng mực dấu quy định.
  • Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hay phụ lục văn bản, trùm lên 1 phần văn bản.
  • Không phải ai cũng biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng, theo đó, dấu giáp lai phải đảm bảo:
  • Tối đa mỗi dấu được đóng 5 trang văn bản.

Nếu như có nhiều trang không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì hãy chia ra. Các dấu giáp lai đều được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản nối tiếp nhau. Đồng thời, con dấu phải đảm bảo khớp toàn bộ các trang lai với nhau và trùng với giáp lai của doanh nghiệp.

Đóng dấu giáp lai cho hợp đồng nhiều trang phải khớp với nhau

Đóng dấu giáp lai cho hợp đồng nhiều trang phải khớp với nhau

2.3. Về các văn bản, giấy tờ cần đóng dấu giáp lai

Theo Điều 20, Khoản 3, Điểm b của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có nêu rõ văn bản cần đóng dấu giáp lai như sau:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”

Bên cạnh đó, văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định một cách chi tiết ở Điều 49 của Luật Công Chứng năm 2014 như sau:

“Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”
Ngoài ra tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng có ghi rõ:

“2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Qua những thông tin trên có thể hiểu dấu giáp lai được sử dụng để đóng cho những loại hợp đồng, giấy từ, văn bản có 2 mặt trở lên với loại bản in 1 mặt. Còn loại văn bản in 2 mặt phải đảm bảo có từ 3 trang trở lên.

3. Cách đóng dấu giáp lai chuẩn

Để có thể thực hiện đúng việc đóng dấu giáp lai, các bạn cần phải tìm hiểu thông tin về nó thông qua các bộ luật của nhà nước. Cụ thể cách đóng dấu giáp lai hợp đồng hay văn bản được hướng dẫn chi tiết tại Điều 13 của Thông tư 01/2011/TT-BNV như sau:

“Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”

Quy định này được sử dụng ở các cơ quan hành chính và những công ty doanh nghiệp hiện tại. Vì vậy, người sử dụng nó phải biết cách đóng dấu giáp lai khi cần.

Hướng dẫn cách đóng giáp lai chuẩn xác

Hướng dẫn cách đóng giáp lai chuẩn xác

4. Đối với hợp đồng thì bên nào thực hiện đóng dấu giáp lai?

Để trả lời câu hỏi bên nào thực hiện đóng dấu giáp lai, các bạn cần phải dựa vào những yếu tố sau đây:

Thứ nhất, đóng dấu giáp lai cần căn cứ theo cơ sở pháp lý được quy định rõ ở Nghị định 58/2001 / ND-CP về việc sử dụng và quản lý con dấu.

Thứ hai, nội dung tham vấn cụ thể được quy định như sau:

Để áp dụng chúng ta có thể thực hiện theo tiêu chuẩn được ban hành theo tại Điều 4 của Nghị định 58/2001 / ND-CP.  Quy định về các cơ quan, tổ chức được phép dùng con dấu mà không cần phải sử dụng quốc huy với những nội dung cơ bản như sau:

  1. Toàn bộ các cơ quan, tổ chức được công nhận có tư cách pháp nhân trong các bộ, cơ quan cấp bộ và cơ quan của chính phủ sẽ được áp dụng những quy định này.
  2. Các cơ quan và tổ chức có tư cách pháp nhân nằm trong khu vực của Viện kiểm sát, Tòa án nhân dân, Văn phòng công tố viên quân sư, Tòa án quân sự các cấp.
  3. Những cơ quan chuyên môn và tổ chức phi thương mai trực thuộc ủy ban cấp tỉnh, cấp huyện.
  4. Tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức nhân đạo, hiệp hội hữu nghị, hiệp hội phúc lợi xã hội, quỹ từ thiện, quỹ xã hồi cùng với nhiều tổ chức phi chính phủ được cơ quan nhà nước cấp phép tham gia hoạt động.
  5. Các tổ chức tôn giáo được sự đồng ý và thực hiện việc ủy quyền hoạt động từ cơ quan nhà nước về quyền lực có thẩm quyền.
  6. Tổ chức kinh tế thông thường được quy định tại Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Công ty và Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam cần áp dụng và tuân thủ theo. Cùng với một số thông tin quan trọng khác nhau. Trong trường hợp chúng ta không hiểu và nắm rõ nó thì sẽ rất khó khăn thực hiện nhanh chóng và thành công.
  7. Quy định cũng được bắt tay vào thực hiện và sử dụng trong một số môi trường làm việc thuộc cơ quan có thẩm quyền khác.
  8. Là các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài có hoạt động ở thị trường Việt Nam. Vì vậy, các bên mua và bán hàng hóa sẽ là những tổ chức kinh tế được phép dùng con dấu trong đó có dấu giáp lai.

Tóm lại, trong một hợp đồng kinh tế bên nào cũng sẽ có quyền đóng dấu giáp lai. Rất có thể là cả 2 bên cùng đóng dấu giáp lai trên hợp đồng hoặc 1 trong 2 bên. Điều này tuyệt đối không ảnh hưởng tới giá trị pháp lý của hợp đồng.

Bài viết trên đây là những thông tin chi tiết lý giải việc đóng dấu giáp lai là gì? Những quy định cần nắm vững khi đóng dấu giáp lai? Hy vọng nó hữu ích cho các bạn. Nếu như muốn tìm hiểu thêm về các thông tin liên quan tới pháp luật, đừng bỏ lỡ những bài viết sau của website https://luathungson.vn/ nhé!

Ls. Luyện Ngọc Hùng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *


Tin mới

Các tin khác

Video tư vấn pháp luật

Hotline
Top
Developed by Tiepthitute
Facebook Messenger
Chat với chúng tôi qua Zalo
Developed by Tiepthitute