Văn bản hành chính là một loại văn bản quen thuộc đối với mọi người và chúng ta dễ dàng bắt gặp trong cuộc sống. Tìm hiểu văn bản hành chính là gì? Luật Hùng Sơn xin giới thiệu ở bài viết sau đây:
Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là một loại văn bản mang tính thông tin về quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa bằng việc thi hành các văn bản pháp quy, giải quyết về những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Văn bản hành chính sẽ do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định, có đầy đủ nội dung là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc và sẽ được đảm bảo thực hiện bằng quyền lực của nhà nước.
Văn bản hành chính trong tiếng anh là gì?
Văn bản hành chính được dịch sang tiếng anh là: Administrative documents
Đặc điểm, chức năng và phân loại văn bản hành chính?
Đặc điểm của văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại loại văn bản thường dùng để truyền đạt về những nội dung và những yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống phía dưới hoặc bày tỏ về những ý kiến và nguyện vọng của cá nhân hay các tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để thực hiện giải quyết.
Văn bản hành chính sẽ cần có những nội dung bắt buộc cụ thể như sau:
- Nội dung của Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Thông tin về Địa điểm và ngày tháng lập văn bản;
- Thông tin về Họ tên và chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản;
- Thông tin Họ tên và chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản;
- Nội dung về thông báo, đề nghị thực hiện báo cáo: Ghi rõ ràng các nội dung cần báo cáo hoặc thông báo là gì?
- Chữ kí và họ tên của người gửi văn bản: Người đứng đầu sẽ ký tên và đóng dấu cơ quan vào văn bản hành chính.
Chức năng của văn bản hành chính
Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể về các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và các thông tin pháp luật.
Phân loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính sẽ được chia thành 2 loại chính cụ thể sau:
– Văn bản hành chính cá biệt đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung hoặc các quyết định về quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình để nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm như sau:
- Các quyết định cá biệt;
- Các chỉ thị cá biệt;
- Các nghị quyết cá biệt.
– Văn bản hành chính thông thường sẽ là những văn bản sẽ mang tính thông tin về điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để thực hiện giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh về tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này sẽ rất đa dạng và phức tạp, có thể phân chia thành 2 loại chính:
- Văn bản không có tên loại đó là Công văn dùng để giao dịch về nội dung công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản sẽ không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn so với loại văn bản hành chính khác.
- Văn bản có tên gọi cụ thể như: Thông báo, báo cáo, tờ trình, đề án, biên bản, chương trình, kế hoạch, hợp đồng hay các loại giấy (như giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) hay các loại phiếu (như phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này sẽ thường thể hiện loại tên gọi cụ thể.
Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính?
Căn cứ theo điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính như sau:
1. Cơ quan và tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức sẽ có thẩm quyền ký tất cả văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành; có thể thực hiện giao cấp phó ký thay vào các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số các văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp được cấp phó giao và phụ trách hay điều hành thì sẽ thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Cơ quan và tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức sẽ thay mặt tập thể lãnh đạo ký vào các văn bản của các cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức sẽ được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu các cơ quan, tổ chức những văn bản theo dạng ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực đã được phân công hay phụ trách.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu của cơ quan, tổ chức có thể sẽ thực hiện ủy quyền cho người đứng đầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký để thực hiện thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền sẽ phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn về thời gian và nội dung được giao ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền sẽ không được ủy quyền lại cho người khác thực hiện ký. Văn bản ký thừa ủy quyền sẽ được thực hiện theo thể thức và sẽ đóng dấu hoặc ký số của cơ quan và tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu của các cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu về đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại về văn bản. Người được ký thừa lệnh sẽ được giao lại cho cấp phó thực hiện ký thay. Việc giao ký thừa lệnh sẽ phải được quy định cụ thể trong các quy chế làm việc hoặc các quy chế công tác văn thư của cơ quan và tổ chức.
5. Người ký văn bản sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các văn bản do mình đã ký ban hành. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan và tổ chức mình ban hành.
6. Đối với các văn bản giấy, khi ký văn bản sẽ dùng bút có mực màu xanh và không dùng các loại mực dễ bị phai.
7. Đối với các văn bản điện tử thì người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Mẫu văn bản hành chính mới nhất
Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính sẽ gồm 29 loại cụ thể như sau:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Tuy nhiên, căn cứ tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định về 25 mẫu trình bày văn bản hành chính (theo đó sẽ trừ 04 loại: bản thỏa thuận, hợp đồng, bản ghi nhớ, thư công).
Hy vọng qua bài viết trên sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho các về Tìm hiểu văn bản hành chính là gì? Hãy liên hệ ngay đến số Hotline: 1900 6518 của Luật Hùng Sơn để được giải đáp những vướng mắc, khó khăn khi bạn đang gặp phải.
