Kế toán kho là gì? Công việc của kế toán kho. Kỹ năng cần có đối với vị trí kế toán kho. Cùng Luật hùng Sơn theo dõi bài viết sau.
Kế toán kho là gì?
Kế toán kho là nhân sự làm việc thường xuyên trong kho hàng, có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra quá trình nhập xuất hàng hóa và kiểm soát lượng hàng tồn trong kho.
Trong quá trình xuất và nhập hàng từ kho, kế toán kho sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động và ghi chép lại các số liệu, theo dõi hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, chứng từ hàng hóa để giao nộp lại cho cấp trên.
Công việc của kế toán kho
Công việc của kế toán kho đề cao sự cẩn trọng, tỉ mỉ và chính xác. Muốn làm việc hiệu quả thì bạn cần hiểu rõ từng nhiệm vụ qua bảng mô tả công việc kế toán kho dưới đây.
Công việc hàng ngày
- Đối với hàng hóa: Theo dõi và thực hiện nhiệm vụ xuất nhập hàng hóa tại kho và cập nhật số liệu, phân loại mà các bộ phận khác yêu cầu. Dựa vào đó, kế toán kho sẽ có thể thống kê và đề xuất các phương án tích trữ hàng hóa nhằm tránh các tình trạng thiếu hụt. Những sổ sách và hóa đơn của hàng hóa sẽ được kiểm kê và nộp về phòng kế toán.
- Đối với chứng từ, số liệu: Là người chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi xuất hoặc nhập hàng hóa. Bên cạnh đó, kế toán kho sẽ là người nhập thông tin, số liệu hóa đơn, chứng từ vào hệ thống mỗi ngày để tránh tình trạng thất lạc giấy tờ. Trong trường hợp có công nợ, nhân viên cần lưu ý để kịp thời lập biên bản xác minh.
- Quản lý kho hàng: Là người quản lý toàn bộ kho hàng của công ty, cần phải tự thiết lập và sắp xếp công việc một cách hợp lý. Không những thế, họ còn là người chịu trách nhiệm toàn bộ về những chênh lệch trong sổ sách với tình hình thực tế.
Công việc hàng tháng, hàng quý
- Sau khi hoàn thành tất cả các công việc hàng ngày, kế toán kho sẽ tổng hợp lại tình hình công việc trong tháng và làm báo cáo vào những ngày cuối tháng.
- Lập báo cáo tổng kết tình hình xuất nhập hàng hóa và số lượng hàng hóa còn lại trong kho.
- Kiểm kê lại toàn bộ hàng hóa trong kho cùng thủ kho và nhân viên kho.
- Đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với sổ sách ghi chép và làm báo cáo cuối tháng theo quy định.
Kỹ năng cần có đối với vị trí kế toán kho
Đây là một vị trí thuộc phòng ban kế toán, đóng vai trò quan trọng đối với các công ty. Chính vì vậy, để làm tốt công việc của một kế toán kho đòi hỏi các ứng viên phải hiểu biết về những yêu cầu công việc sau đây.
Nắm vững kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn về kế toán
Để có thể trở thành một nhân viên kế toán kho, điều cần nhất đó là nắm vững kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn về kế toán. Bởi vì ở vị trí này, họ không chỉ thực hiện nhiệm vụ giám sát hàng hóa tại kho mà còn phải ghi chép chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa, thu chi thường xuyên. Do đó, khi ứng tuyển ở vị trí này mà bạn chưa nắm vững các kiến thức sẽ rất khó để thích nghi và không đảm bảo hiệu quả cho công việc.
Sử dụng thành thạo kỹ năng tin học văn phòng
Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng phổ biến trong tất cả các ngành nghề, giúp ích rất nhiều cho việc quản lý và tăng hiệu suất làm việc. Đối với ngành kế toán kho cũng vậy, việc kiểm tra và thống kê số liệu hàng hóa, chứng từ sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết nếu như thành thạo các thao tác trên máy tính. Do đó, các công ty khi tuyển dụng kế toán kho đều yêu cầu trình độ tin học văn phòng cơ bản.
Biết sử dụng các phần mềm kế toán
Để hoàn thành nhiệm vụ thống kê, lập báo cáo theo quy định cũng như thực hiện các công việc liên quan, phần mềm kế toán là một công cụ vô cùng hữu ích đối với vị trí này. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công việc giữa kế toán kho với công ty sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp, quản lý hàng hóa tại kho
Đối với hàng hóa, chứng từ, khi thành thạo các kỹ năng sắp xếp và biết cách tổ chức hợp lý, khoa học thì khâu quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không những thế, việc tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc sẽ góp phần mang lại cho công việc hiệu quả cao, từ đó có thể “ghi điểm” trong mắt công ty và có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
Kỹ năng quản lý thời gian hợp lý
Thông thường, kế toán kho sẽ thực hiện các công việc từ theo dõi đến đối chứng, báo cáo các con số, hàng hóa và chứng từ hàng ngày, hàng quý. Vì vậy, để quản lý hiệu quả công việc thì đòi hỏi phải đặt ra những yêu cầu đối với vị trí này đó là phải có khả năng quản lý thời gian một cách hợp lý. Tránh những trường hợp để công việc bị tồn, không xử lý kịp dẫn đến những thiệt hại không mong muốn xảy ra về hàng hóa và chứng từ.
Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ
Đối với nhân viên kế toán nói chung và kế toán kho nói riêng, việc tiếp nhận cùng lúc nhiều số liệu, hàng hóa, chứng từ, giấy tờ,…. đòi hỏi phải có sự tập trung và tính chính xác cao. Chỉ cần bạn mắc phải một lỗi nhỏ trong khâu nhập liệu cũng có thể dẫn đến các sai sót trong những quá trình sau.
Trong bất cứ ngành nghề nào thì tính trung thực cũng là điều cần có, đặc biệt đối với kế toán kho càng cần phải trung thực, nghiêm túc trong công việc, có như vậy thì mới nhận được sự tín nhiệm của đồng nghiệp, cấp trên.
Những sai lầm thường gặp của kế toán kho là gì
Không xác định mức tồn kho định kỳ
Mức tồn kho là số lượng hàng hóa được yêu cầu luôn phải có trong kho nhằm cung cấp kịp thời cho khách hàng trong trường hợp nguồn cung thiếu hụt. Nếu không tính toán mức tồn kho định kỳ sẽ dẫn tới việc không bổ sung kịp thời hàng hóa và làm trì hoãn tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu mức tồn kho quá nhiều sẽ làm dư thừa hàng hóa, chiếm diện tích của các mặt hàng khác và tệ hơn nữa là quá thời gian sử dụng của hàng hóa.
Không sắp xếp hàng hóa khoa học
Nếu không sắp xếp hàng hóa khoa học, kế toán kho sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, kiểm tra và xuất nhập hàng hóa. Đồng thời, kho bãi cũng sẽ bị chiếm nhiều diện tích hơn và doanh nghiệp lại phải tốn ngân sách cho việc thuê kho bãi khác. Vì vậy, cần phải sắp xếp hàng hóa thật khoa học để tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
Không thường xuyên kiểm tra hàng hóa và vật tư
Việc kiểm tra hàng hóa và vật tư thường xuyên sẽ giúp kế toán kho xác định được các loại hàng sắp hết hạn sử dụng, hàng bị hỏng và đồng thời dễ dàng hơn trong việc đối soát số lượng thực tế so với giấy tờ.
Vậy nên, nếu không kiểm tra hàng hóa, vật tư thường xuyên thì sẽ dẫn đến việc không theo dõi được sát sao tình trạng và chất lượng của hàng hóa được lưu trữ trong kho.
Không chú trọng nâng cao nghiệp vụ
Khi doanh nghiệp càng phát triển thì số lượng kho hàng sẽ càng nhiều hoặc diện tích kho hàng sẽ được mở rộng ra càng lớn, dẫn tới khối lượng công việc càng nhiều. Nếu không chú trọng việc nâng cao trình độ thì kế toán kho sẽ rất khó để kiểm soát được khối lượng công việc lớn như vậy.
Những sai lầm khác
Ngoài những sai lầm trên thì còn một số sai lầm khác có thể mắc phải như mua hàng bị nhầm giá do không quản lý quy trình mua hàng sát sao, từ đó gây sụt giảm lợi nhuận của công ty; thiếu chữ ký của các bên nhập, xuất; quên ghi thời gian nhập, xuất hàng hóa …
Trên đây là toàn bộ thông tin của công ty Luật Hùng Sơn về “Kế toán kho là gì? Công việc của kế toán kho”. Nếu quý khách hàng còn bất kỳ thắc mắc gì cần được giải đáp, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline 0964 509 555 hoặc đặt lịch ở văn phòng để được các chuyên viên tư vấn trả lời một cách nhanh gọn và chính xác nhất. Cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết. Trân trọng!
