Tìm hiểu công hàm là gì?

  • Ls. Nguyễn Minh Hải |
  • 07-10-2022 |
  • Tin tức , |
  • 665 Lượt xem

Công hàm là gì? Công hàm là khái niệm không còn xa lạ với mọi người, đặc biệt là những ai làm trong Bộ ngoại giao. Để hiểu rõ hơn công hàm là gì và các loại công hiện nay, hãy cùng phân tích các vấn đề pháp lý liên quan đến khái niệm này theo quy định của pháp luật hiện nay nhé!

Quảng cáo

Công hàm là gì?

Công hàm được biết tới là văn kiện ngoại giao của Chính phủ hay của Bộ Ngoại giao một quốc gia gửi cho Chính phủ hoặc là Bộ ngoại giao của nước khác để thông báo, trao đổi, yêu sách hoặc phản đối về 1 vấn đề nào đó có liên quan tới lợi ích của cả hai bên hoặc các bên.

Công hàm tiếng anh là gì?

Công hàm có tên tiếng Anh là Diplomatic Note. Theo gốc từ Hán thì công là việc công, hàm là cái hộp đựng thư. Vào thuở xa xưa mọi người hay sử dụng cái hộp để chuyển thư. 

Ngoài ra, khái niệm về công hàm là gì được dịch sang tiếng anh như sau:

The function is a diplomatic document sent by the Government or the Ministry of Foreign Affairs of one country to the Government or Ministry of Foreign Affairs of another country to notify, exchange, claim or protest on a certain issue related to interests of both parties or parties.

công hàm là gì

Phân loại công hàm

Hiện nay có các loại công hàm như sau:

Công thư:

Công thư được sử dụng trong những vấn đề giao dịch quan trọng. Công thư được dùng tại Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao được ký bởi Lãnh đạo Bộ, Trưởng cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài.

Trang đầu của công thư sẽ được in trên giấy offset vàng. Trang tiếp theo của công thư được in trên giấy offset trắg khổ A4. Chức danh đầy đủ của những người gửi được in phía góc trái, nằm cân giữa so với Quốc huy, cách mép dưới Quốc huy là 0,5 cm, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ là 10-12, in hoa, đậm và thẳng. Cùng với đó, dấu gạch liền được in phía dưới chức danh, với độ dài 1 cm, cân giữa, cách chức danh 0,5 cm. Địa điểm để soạn thư và thông tin về thời gian được in trên cùng dòng với dòng cuối cùng của chức danh, căn lề phải và cách mép phải giấy là 1,5-2 cm.

Công hàm thường (note verbale):

Công hàm thường là thư tín ngoại giao và có mức độ nghi thức thấp hơn công thư. Thẩm quyền của Công hàm thường do cấp vụ/ phòng ký hay cấp cao hơn, những người được trưởng cơ quan ủy quyền ký tắt ở góc bên dưới phía góc phải của trang cuối cùng.

Bắt đầu công hàm thường là câu chào xã giao. Trang đầu của công hàm thường được in bằng khổ giấy offset màu vàng (conqueror), những trang tiếp theo được in bằng giấy offset trắng.

Công hàm Pro Memoire:

Công hàm pro memorie là biên bản trao đổi chính thức về các vấn đề mà Chính phủ ủy quyền hay chỉ đạo.Ở Bộ Ngoại giao, văn bản này được trao trực tiếp tới Đại sứ, Công sứ hoặc đại diện. Loại công hàm này do cấp vụ hoặc cấp cao hơn ký tắt ở góc bên dưới góc phải của trang cuối. Trong cơ quan đại diện ngoại giao, công hàm Pro Memoire có thể trao trực tiếp hay chuyển qua giao thông ngoại giao.

Trang đầu của công hàm Pro Memoire được in trên giấy offset màu vàng. Những trang tiếp theo được in trên giấy offset màu trắng.

Công hàm ngoại giao (Diplomatic note):

Công hàm ngoại giao là thư tín chính thức giữa những Chính phủ truyền đạt các vấn đề Chính phủ ủy quyền hay chỉ đạo. Công thức lịch thiệp không được dùng  trong hình thức thư tín này. Công hàm này có thể do Lãnh đạo Bộ, trưởng cơ quan đại diện ngoại giao hay người được ủy quyền ký tắt hoặc ký đầy đủ.

Trang đầu của công hàm ngoại giao được in trên giấy offset vàng. Các trang tiếp theo được in trên giấy offset trắng.

Công hàm tập thể (collective note):

Công hàm tập thể là hình thức thư tín do 2 hoặc nhiều Chính phủ gửi 1 hay nhiều Chính phủ. Công hàm này phải có chữ ký đầy đủ của đại diện Chính phủ.

Công hàm tập thể không in Quốc huy. Trong trường hợp không có thỏa thuận khác với những nước ký chung công hàm, loại công hàm này được in trên giấy offset trắng.

Công hàm thông báo:

Công hàm thông báo là công hàm gửi tới các cơ quan đại diện ngoại giao tại Hà Nội hay tới cơ quan đại diện ngoại giao những nước tại nước nhận. Công hàm của Bộ Ngoại giao là do cấp vụ/phòng hay cấp cao hơn ký tắt; công hàm của cơ quan đại diện do những người được trưởng cơ quan đại diện ủy quyền ký tắt.

Công hàm thông báo được in trên giấy offset màu trắng.

Ý nghĩa tầm quan trọng trao công hàm

Khi 1 nước trao, gửi công hàm ngoại giao cho nhau thì đấy là vấn đề rất quan trọng. Nó giống như vấn đề chủ quyền biển đảo của Việt Nam. Trong bang giao quốc tế thì mức độ phản đối công hàm là thể hiểm quan điểm chính thức của mỗi quốc gia. 

Mẫu công hàm

Mẫu văn bản công hàm

MINISTRY OF INDUSTRY

AND TRADE THE SOCIALIST REPUBLIC

OF VIETNAM

N0: ……(2)……

Hanoi, …… (1) ……

The…(3)… of the Socialist Republic of Vietnam presents its compliments to and has the honour to …(4) … and has the honour to….(5)………

The …(3) …of the Socialist Republic of Vietnam avails itself of this opportunity to renew to the …(4)…the assurances of its highest consideration……(6)…….

Chú thích:

(1) Ngày gửi văn bản.

(2) Số văn bản.

(3) Cơ quan ban hành gửi văn bản (Bộ Công Thương).

(4) Cơ quan, tổ chức nước ngoài nhận văn bản.

(5) Nội dung văn bản.

(6) Chữ ký của người gửi vào cuối văn bản (nếu cần).

(7) Các cơ quan, tổ chức khác.

Thể thức trình bày công hàm

Một, quốc hiệu, tiêu ngữ và tên của cơ quan, đơn vị

Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cùng với tiêu ngữ là “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.

  • Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu và Tiêu ngữ sẽ được trình bày dưới tên của cơ quan, tổ chức.

Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và tên của cơ quan, đơn vị được trình bày bằng kiểu chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, in đậm;

Tiêu ngữ: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”, được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (trong trường hợp Quốc hiệu cỡ chữ 12, thì Tiêu ngữ cỡ chữ 13; nếu như Quốc hiệu cỡ chữ 13, thì Tiêu ngữ cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, in đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; đồng thời chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa những cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng chữ (dùng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể như sau:

 TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

————————————

Quảng cáo

Ba dòng chữ trên được viết cách nhau dòng đơn.

Hai, số, ký hiệu của văn bản

* Thể thức

– Số của văn bản

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký trong văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, được bắt đầu từ số 1 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

– Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản có tên loại gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản cũng như bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục II) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hay chức danh nhà nước ban hành văn bản.

Chẳng hạn:

Quyết định của Bộ Công Thương ban hành được ghi như sau: Số: …………./QĐ-BCT

Thông báo của Bộ Công Thương ban hành được ghi như sau: Số: …………./TB-BCT

Ba, nội dung văn bản

  • Thể thức

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của 1 văn bản, trong đó những quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), những quy định, chỉ thị, yêu cầu được đặt ra; những vấn đề, sự việc được trình bày.

Nội dung văn bản phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

– Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

– Phù hợp với đường lối, chủ trương và chính sách của Đảng; thích hợp với quy định của pháp luật; thích hợp với các quy định, quy chế của Bộ Công Thương;

– Văn bản cần phải sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt phải, đơn giản và dễ hiểu;

– Sử dụng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông, không sử dụng từ ngữ địa phương, từ ngữ cổ, từ ngữ thông tục cùng với từ ngữ nước ngoài nếu như không thực sự cần thiết. Nếu cần phải sử dụng từ ngữ nước ngoài vì không có tiếng Việt thay thế thì có thể dùng trực tiếp tiếng nước ngoài đó trong trường hợp là ngôn ngữ thông dụng, phổ biến hay phải phiên âm tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

– Đối với thuật ngữ chuyên môn cần phải xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

– Chỉ được viết tắt các từ, cụm từ thông dụng, các từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Với những từ, cụm từ được dùng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng những chữ viết tắt lần đầu tiên của từ, cụm từ cần phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

– Việc viết hoa trong văn bản được thực hiện qua phụ lục VI – Quy định viết hoa trong văn bản hành chính;

– Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, cần phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản (với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh); trong những lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

* Bố cục của văn bản hành chính

Tùy từng thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để có thể ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục dựa theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hay được phân chia thành các phần, mục từ lớn tới nhỏ theo một trình tự nhất định.

– Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm;

– Các quy chế (quy định, điều lệ) ban hành cùng với quyết định, theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

– Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

– Các hình thức văn bản hành chính khác: căn cứ theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

– Với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì các phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

* Kỹ thuật trình bày

– Phần nội dung (văn bản) được trình bày bằng chữ in thường (nó được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 tới 14 (phần lời văn trong 1 văn bản phải dùng cùng 1 cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải cần phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa những đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa những dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa những dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Với những văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để có thể ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng phần cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Lưu ý: Nếu nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì viết như sau:

– Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được viết trên 1 dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 tới 14, kiểu chữ đứng, in đậm. Số thứ tự của phần, chương sử dụng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được viết ngay dưới, canh giữa, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 tới 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được viết trên một dòng riêng, canh giữa, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ đứng, in đậm. Số thứ tự của mục sử dụng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay ở dưới, canh giữa, viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm;

– Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được viết bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều sử dụng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ viết bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, in đậm;

– Khoản: số thứ tự của các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số viết bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu như khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản sẽ được trình bày trên 1 dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ viết bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

– Điểm: Thứ tự những điểm trong mỗi khoản sử dụng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13 đến 14), kiểu chữ đứng.

* Nếu nội dung văn bản được chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì được trình bày như sau:

– Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được viết trên một dòng riêng, canh giữa, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ đứng, in đậm; số thứ tự của phần sử dụng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay bên dưới, cạnh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Mục: Số thứ tự các mục sử dụng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được viết cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được viết cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Khoản: số thứ tự những khoản trong mỗi mục sử dụng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số viết bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu như khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được viết trên một dòng riêng, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13- 14), kiểu chữ đứng, đậm;

– Điểm trình bày giống như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.

Qua bài viết, chắc hẳn các bạn đã biết công hàm là gì, mẫu công hàm ngoại giao và cách thức trình bày công hàm. Nếu có thắc mắc nào liên quan tới vấn đề này, hãy liên hệ với Luật Hùng Sơn để được giải đáp nhé!

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *


Tin mới

Các tin khác

Video tư vấn pháp luật

To-top
Developed by Luathungson.vn
Facebook Messenger
Chat qua Zalo
Tổng đài 19006518
Developed by Luathungson.vn