Hóa đơn là gì? Hóa đơn là một loại giấy tờ chắc chắn không thể thiếu được của mỗi doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ được điều kiện tự in/đặt in hóa đơn. Vậy khi nào doanh nghiệp được tự in hóa đơn? Điều kiện để doanh nghiệp tự in hóa đơn là gì? Cùng Luật Hùng Sơn tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây nhé !
Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
Đối tượng được tạo hóa đơn tự inTheo Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định tại khoản 1 Điều 6, đối tượng được tạo hóa đơn tự in bao gồm những nhóm sau :
♦ Nhóm 1 : Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế (MST)
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hàng hóa đơn. Bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT
♦ Nhóm 2 : Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 1/6/2014 có số vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng
Đây là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 01 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp MST
- Có doanh thu bán hàng, dịch vụ
- Có hệ thống thiết bị như máy tính, máy in, máy tính tiền đảm bảo cho việc in và tạo hóa đơn khi bán hàng và cung ứng dịch vụ
- Là đơn vị kế toán theo quy định Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế giá trị gia tăng gửi cơ quan thuế.
♦ Đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị sau đây và có lập báo cáo tài chính:
+ Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp.
+ Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
+ Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng trong 365 ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.
– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.
⇒ Như vậy, so với trước đối tượng được tạo hóa đơn tự in không có “cá nhân kinh doanh”.
Cần lưu ý: Doanh nghiệp được tự in hóa đơn trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.
♦ Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan đến việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức
- Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc.
- Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế và không mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in dưới hình thức sau:
+ Doanh nghiệp vào trang thông tin điện tử của cơ quan thuế (Tổng cục Thuế hoặc Cục thuế) và sử dụng phần mềm tự in hóa đơn của cơ quan thuế để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đảm bảo cơ quan thuế kiểm soát được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in đã lập của doanh nghiệp.
02 nguyên tắc để doanh nghiệp tự in hóa đơn
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định tại khoản 2 Điều 6 tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải tuân theo 02 nguyên tắc sau:
- Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 02 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
- Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Như vậy, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn tự in thì phải đáp ứng những điều kiện tự in hóa đơn nhất định và khi xuất hóa đơn thì phải tuân thủ theo những nguyên tắc trên. Nếu không đủ điều kiện tự in hóa đơn thì doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn đặt in.
Năm 2019 doanh nghiệp có được đặt in hóa đơn giấy nữa không ?
Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử được quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ 01/11/2018 và áp dụng Luật quản lý thuế 2019. Theo đó, đối với những đối tượng thuộc trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT cần lưu ý những mốc thời gian sau đây:
* Trước ngày 01/11/2018:
Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành HĐĐT hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.
* Từ ngày 01/11/2018 – Ngày 30/06/2022:
– Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/07/2022 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử
– Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/07/2022 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy
– Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng Hóa đơn điện tử
– Riêng Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.
*Từ ngày 01/07/2022:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Trường hợp đặc biệt: Tổ chức sự nghiệp công lập như các trường học, bệnh viện công lập đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hoặc Phiếu thu tiền điện tử tại các tổ chức này sẽ thực hiện theo lộ trình của Bộ Tài chính.
Trên đây là tư vấn của Luật Hùng Sơn về điều kiện tự in hóa đơn của doanh nghiệp năm 2019. Những trường hợp nào doanh nghiệp được tự tạo và in hóa đơn. Mọi thắc mắc về các vấn đề pháp lý liên quan quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline : 0969 329 922 hoặc gọi tổng đài tư vấn miễn phí 1900.6518
