Trích lục là gì? Trích lục là một cụm từ khá quen thuộc đối với mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ bản trích lục là gì theo đúng quy định của pháp luật. Và những điều gì cần lưu ý khi xin bản sao trích lục? Để lý giải thắc mắc trên, hãy cùng Luật Hùng Sơn khám phá bài viết dưới đây nhé!
Bản trích lục là gì?
Trích lục là việc cá nhân yêu cầu và cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong một số lĩnh vực nhất định chấp nhận cấp bản sao của giấy tờ, hồ sơ. Trong trường hợp bị mất giấy tờ gốc, toàn bộ công dân đều có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp bản trích lục.
Tuy nhiên đó chỉ là cách hiểu đơn giản về bản sao trích lục là gì. Cho dù hiện nay có nhiều lĩnh vực và văn bản quy định về các loại trích lục khác nhau nhưng pháp luật Việt Nam lại chưa đưa ra một định nghĩa nào cụ thể và thống nhất về bản trích lục là gì.
Giá trị pháp lý của bản trích lục
Khi đánh mất giấy tờ gốc, công dân có quyền yêu cầu nhà nước xin cấp lại bản trích lục có giá trị tương đương bản chính. Thực tế thì bản trích lục sẽ không giống như bản gốc nhưng giá trị của nó lại hoàn toàn giống bản chính.
Theo Điều 3 của Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định, bản sao được cấp từ sổ gốc có thể dùng thay thế cho bản chính trong những giao dịch. Ngoại trừ trường hợp pháp luật đưa ra quy định khác.
Các loại trích lục thường sử dụng hiện nay
Hiện nay, có khá nhiều thủ tục cần xin trích lục. Tuy nhiên phổ biến nhất vẫn là 2 loại trích lục hộ tịch và trích lục bản đồ địa chính.
Trích lục hộ tịch
Khoản 9, Điều 4 Luật Hộ Tịch năm 2014 có quy định rằng trích lục hộ tịch chính là văn bản do cơ bản nhà nước có thẩm quyền cấp để chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân nào đó đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Mẫu bản sao trích lục hộ tịch
Bản chính trích lục hộ tịch sẽ được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch đó được đăng ký. Còn bản sao trích lục hộ tịch gồm có:
- Bản sao trích lục hộ tịch do Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp
- Bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Trích lục bản đồ địa chính
Trích lục bản đồ địa chính là văn bản mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp để xác thực thông tin đất đai. Nó thường được sử dụng trong các thủ tục như:
- Đăng ký đất đai, đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu, các tài sản gắn liền với đất.
- Xin cấp lại giấy chứng nhận quyền sở hữu đất.
- Dùng trong giải quyết tranh chấp đất.
- Xin giao và cho thuê đất.
Ví dụ về trích lục bản đồ địa chính
Trình tự thủ tục xin bản trích lục
Để có thể xin bản trích lục theo đúng yêu cầu của pháp luật, các bạn cần phải thực hiện theo những bước cơ bản như sau:
Chuẩn bị hồ sơ
Bất cứ ai có yêu cầu xin trích lục cần phải có các loại giấy tờ như sau:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch đúng theo form mẫu với người yêu cầu là cá nhân.
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có nêu rõ lý do nếu người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
- Văn bản ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật nếu ủy quyền thực hiện đúng yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh, chị, em ruột thì phải có giấy tờ xác minh mối quan hệ.
- Hộ chiếu/chứng minh thư nhân dân/thẻ căn cước hay các giấy tờ khác có liên quan.
Lưu ý: Nếu như gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải có thêm bản sao chứng thực các loại giấy tờ xuất trình bên trên.
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Những người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tích hoàn toàn không phụ thuộc vào nơi cư trú. Chỉ cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng hướng dẫn trên. Sau đó, tiến hành nộp hồ sơ cho Cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch cho cá nhân thì cần phải gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do rồi đưa lên Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Thủ tục xin trích lục khá đơn giản khi bạn thực hiện theo đúng quy định của pháp luật
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin trích lục, đội ngũ cán bộ sẽ tiếp nhận hồ sơ. Tiếp theo, tiến hành kiểm tra và đối chiếu thông tin trên tờ khai cũng như tính hợp lệ của các giấy tờ có liên quan khác.
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và viết giấy ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Các loại giấy tờ xuất trình khi xin trích lục, cán bộ cần đối chiếu với thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Tuyệt đối không yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Tốt nhất, hãy chụp 1 bản giấy tờ xuất trình hay ghi lại thông tin của giấy tờ đó để lưu hồ sơ.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận phải có trách nhiệm hướng dẫn người xin trích lục bổ sung thông tin theo quy định của pháp luật. Khi không thể hoàn thiện hồ sợ ngay thì cán bộ cần lập văn bản nêu rõ loại giấy tờ cũng như nội dung cần bổ sung. Đồng thời, họ cũng phải ký, ghi rõ hộ tên của mình cho các văn bản trên.
Lưu ý: Trong trường hợp hồ sơ xin trích lục đã được hướng dẫn mà vẫn không được bổ sung đầy đủ thì cán bộ có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ này. Tuy nhiên, việc từ chối phải được thể hiện bằng văn bản kèm theo. Trong đó có ghi rõ lý do sau đó người tiếp nhận ký và ghi rõ hộ tên của mình.
Cấp bản trích lục theo yêu cầu
Sau khi hoàn thiện hồ sơ xin trích lục đúng theo quy định của pháp luật, công cức làm công tác hộ tịch dựa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Sau đó, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho những người có yêu cầu xin. Đồng thời, tiến hành báo cáo với Thủ trưởng cơ quan quản lý dữ liệu hộ tích ký cấp bản sao trích lục cho các đối tượng yêu cầu cấp giấy tờ này.
Bài viết trên đây là toàn bộ những thông tin lý giải bản trích lục là gì và những điều cần lưu ý khi xin trích lục. Hy vọng nó hữu ích cho các bạn trong quá trình xin giấy tờ có giá trị tương đương bản gốc phục vụ yêu cầu của mình. Nếu như có bất cứ thắc mắc gì liên quan tới bản trích lục hay cần tư vấn về các vấn đề pháp lý, hãy truy cập ngay vào trang web https://luathungson.vn/ nhé!
Lĩnh vực chuyên môn: Sở Hữu Trí Tuệ, Hợp Đồng, Tư Vấn Đầu Tư, Quản Trị Doanh Nghiệp.
