Văn phòng ảo là gì? Tính hợp pháp và lợi ích của văn phòng ảo

Tại nhiều quốc gia trên thế giới, từ nhiều năm nay hình thức cho thuê và thuê văn phòng ảo đã trở nên rất phổ biến và được người dùng đón nhận nhiệt tình. Tuy nhiên khi về đến Việt Nam thì văn phòng ảo lại là hình thức hoàn toàn mới mẻ và khá nhiều các doanh nghiệp bỡ ngỡ khi muốn sử dụng hình thức này. Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, có nhu cầu thuê văn phòng ảo thường “lấn cấn” vì sợ hình thức này không hợp pháp.

Vậy hiện nay theo quy định của pháp luật doanh nghiệp Việt Nam thì văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không? Lợi ích của thuê văn phòng ảo là gì? Có nên thuê văn phòng ảo không? Hãy cùng Luật Hùng Sơn theo dõi bài viết dưới đây để tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi ở trên nhé!

Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo tiếng anh là gì?

Văn phòng ảo là một thuật ngữ dùng để chỉ hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà tại văn phòng ảo mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu nó được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, số điện thoại, số fax, địa chỉ đăng ký kinh doanh, phòng tiếp khách, đặt biển hiệu công ty hay kế toán báo cáo thuế….

Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu “chập chững” bước chân vào thị trường kinh doanh, thì trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, đầy cam go này, các doanh nghiệp này buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận nhiều nhất và có thể tiếp tục duy trì hoạt động công ty của mình. 

Thực tế là, những doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức và ký hợp đồng dài hạn. Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo xuất hiện giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Việc thuê văn phòng ảo giúp cho doanh nghiệp không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa, đắt đỏ như Sài Gòn, Hà Nội,… mà các doanh nghiệp vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên văn phòng ảo được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Văn phòng ảo là khái niệm đã có từ rất lâu trên thế giới và được biết đến với cái tên tiếng anh là “Virtual Office”. Khái niệm “Virtual Office” và “Văn phòng ảo” du nhập vào Việt Nam từ những năm 2006. Đến khoảng 2016 mới nở rộ và được nhiều người biết đến.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Tại Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp. Theo đó, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, hẻm, ngách, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, ấp, xóm, phường, xã, thị trấn, huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh, thị xã, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số fax, số điện thoại và thư điện tử (nếu có)”.

Do đó xét về những mặt thực tế thì việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn phù hợp với Luật doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Vậy nên bạn hãy yên tâm về tính hợp pháp của văn phòng ảo nhé! Bạn hoàn toàn có thể sử dụng văn phòng ảo một cách thoải mái mà không cần phải lo lắng bất kỳ điều gì. Không chỉ hợp pháp, văn phòng ảo cũng đi cùng với dịch vụ phục vụ tuyệt vời và rất nhiều tiện ích khác cho doanh nghiệp mà chắc chắn bạn sẽ thích.

Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo không?

Trước hết, cần phải phân tích ưu, nhược điểm của loại hình văn phòng này:

Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ có khá nhiều điểm ưu việt. Tuy nhiên, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh của mỗi công ty là lớn hay nhỏ mà văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với những đối tượng sau:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường kinh doanh hoặc muốn đặt văn phòng đại diện của mình ở trung tâm thành phố.
• Cá nhân hay một nhóm người đang muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ.
• Các nhóm dự án ngắn hạn hay chuyên viên tư vấn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.
• Các công ty nước ngoài trước khi chính thức triển khai những dự án lớn đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam.

Lợi ích của văn phòng ảo?

Với những tiện ích và sự thuận lợi mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có “cái nhìn thiện cảm” hơn với từ khóa này và bắt đầu tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Xét về mặt chủ quan, thì bên cạnh những hạn chế, văn phòng ảo  vẫn đem lại rất nhiều mặt tích cực, lợi ích cho đại đa số khách hàng. Có thể kể đến một số lợi ích của văn phòng ảo như:

• Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng chính thức và dài hạn.
• Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như: bàn, ghế, wifi, hồ sơ, sổ sách, tủ, máy lạnh, điện, nước, máy nước nóng/lạnh, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..
• Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm hay các tòa nhà lớn nên thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và thực hiện giao dịch với khách hàng.
• Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị lộ tài liệu mật hay bị mất thông tin của mình.
• Địa chỉ, số fax, số điện thoại, hồ sơ có tính ổn định cao nên các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm để thuê văn phòng ảo trong khoảng thời gian dài.

Trên đây bài viết của công ty Luật Hùng Sơn đã cung cấp đầy đủ và chi tiết cho bạn về vấn đề văn phòng ảo là gì. Nếu bạn cần tư vấn hay giải đáp thắc mắc, có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.6518 để được tư vấn và giải đáp kịp thời.