[Cập nhật 2021] Mẫu trích lục khai tử và cách ghi chuẩn

Trích lục khai tử là một trong những giấy tờ rất quan trọng. Việc cấp loại mẫu này hiện tại đang được thực hiện trên cả nước theo quy định pháp luật. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu những thông tin, cách thức để làm bản sao của giấy khai tử. Liệu quy trình, thủ tục xin cấp có thật sự khó khăn như nhiều người vẫn nghĩ.

1. Khái niệm trích lục khai tử

Trích lục khai tử là văn bản do Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp. Loại mẫu này nhằm chứng minh những người có trách nhiệm đăng ký khai tử cho cá nhân quá cố đã đăng ký khai tử tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Sau khi một người mất, giấy chứng tử sẽ được cấp khi những người có trách nhiệm đăng ký khai tử.

Trích lục khai tử là gì?

Vì vậy, bản sao được cấp dựa vào dữ liệu gốc đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch tại địa phương. Bản sao này được chứng thực từ Giấy chứng tử của cá nhân đó.

2. Nội dung cơ bản trong trích lục khai tử

Nội dung của một mẫu trích lục khai tử bao gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên tờ khai.
• Cơ quan cấp trích lục (có thể là UBND xã, huyện hoặc Cơ quan đại diện).
• Họ tên người mất.
• Ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch.
• Số trong Sổ đăng ký khai tử.
• Số định danh cá nhân.
• Giấy tờ tùy thân.
• Thời gian mất, nơi mất, nguyên nhân mất.
• Họ tên người đi khai tử, giấy tờ tùy thân.
• Số của Giấy báo tử gốc.

Như vậy có thể thấy, so với bản gốc, trích lục khai tử cũng có đầy đủ các thông tin về cá nhân. Đồng thời, các thông tin liên quan đến bản gốc và cơ quan cấp cũng được khai báo.

3. Mẫu trích lục khai tử

Mẫu trích lục khai tử mới nhất

Tải mẫu tờ khai tại đây:

4. Cách ghi trích lục khai tử

Tại mục (1): ghi tên cơ quan cấp trích lục. Thường sẽ là UBND cấp xã, cấp huyện (đều phải ghi đủ các cấp hành chính). Nếu là Cơ quan đại diện cần ghi rõ tên Cơ quan và tên nước có trụ sở Cơ quan đại diện.

Ví dụ: Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đại sứ quán Việt Nam tại Anh,….

Tại mục (2): ghi theo số trong Sổ đăng ký khai tử (cơ sở dữ liệu quản lý hộ tịch).

Tại mục (3): ghi tên cơ quan đăng ký khai tử, số và ngày tháng năm đăng ký. Ví dụ: Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, Hà Nội

Tại mục (4): có thể ghi rõ cách thức cấp bản sao trích lục như: “thực hiện việc trích lục từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy trình tin học” hay “thực hiện trích lục từ Sổ quản lý hộ tịch”.

5. Những câu hỏi về trích lục khai tử

Ngoài các vấn đề về mẫu trích lục và cách ghi tờ khai bản sao, còn rất nhiều người băn khoăn về loại thủ tục này. Dưới đây là những câu hỏi mà Luật Hùng Sơn thường nhận được:

5.1. Đối tượng yêu cầu cấp trích lục khai tử là ai?

Trong Luật hộ tịch vẫn chưa có quy định rõ ràng về việc ai có quyền trích lục khai tử. Tuy nhiên, có thể phân tích tại Khoản 1 Điều 33 Luật hộ tịch 2014 : “Trường hợp cá nhân là vợ, chồng, cha, mẹ, người thân thích với người mất phải có trách nhiệm đi khai tử. Nếu người mất không có người thân thích thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải cử đại diện có trách nhiệm đi khai tử”.

Đối tượng nào được quyền xin cấp?

Và tại Khoản 2 Điều 34 Luật hộ tịch 2014: “Sau khi đáp ứng đầy đủ những điều kiện khi làm thủ tục khai tử thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nhận nội dung về khai tử và người đi khai tử ký tên vào trong Sổ hộ tịch, sau đó báo lên Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã để cấp trích lục”.

Qua đó, có thể thấy những đối tượng dưới đây được quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục:

• Vợ, chồng, cha, mẹ, người thân thích với người mất.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện nhiệm vụ công yêu cầu.

Tùy từng trường hợp khác nhau mà chủ thể xin trích lục cũng khác nhau. Giấy khai tử và bản sao trích lục cũng có giá trị khi làm thủ tục chia di sản thừa kế, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,….

5.2. Thẩm quyền cấp trích lục khai tử

Như đã đề cập, việc xin cấp trích lục khai tử được thực hiện tại Cơ quan có thẩm quyền. Tại Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 có nêu rõ: “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Đồng thời Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 cũng ghi: “ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, có thể thấy những Cơ quan có thể cấp bản sao trích lục bao gồm:

• Các cơ quan đăng ký hộ tịch: UBND cấp xã, cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện.
• Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao.
• Các cơ quan được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật: Cơ quan đại diện lãnh sự, Cơ quan đại diện ngoại giao,….

Việc cấp trích lục hiện nay vẫn dựa trên Sổ đăng ký khai tử tại địa phương – nơi lưu giữ đăng ký khai tử gốc. Tuy nhiên, sau này khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch hoàn thiện, sẽ được đi xin cấp tại nhiều Cơ quan có thẩm quyền hơn.

5.3. Thủ tục xin cấp trích lục khai tử

Nếu người thân trong gia đình muốn xin cấp bản sao trích lục thì nên chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Tờ khai xin cấp trích lục khai tử (theo mẫu ở trên).
• Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước, Hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do Cơ quan có thẩm quyền cấp. Các giấy tờ này đều phải còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ với người đã mất (giấy khai sinh, giấy ủy quyền,…).
• Sổ hộ khẩu của người xin cấp trích lục.

Thủ tục xin cấp trích lục như thế nào?

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, cần làm theo các bước dưới đây:

• Mang giấy tờ đã chuẩn bị lên Cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu xin cấp.
• Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Nếu trường hợp hồ sơ còn thiếu sót, Cơ quan sẽ yêu cầu người đó bổ sung hoặc sửa đổi thông tin để đồng nhất với dữ liệu hộ tịch đã có.
• Tiến hành cấp trích lục khai tử của cá nhân đã mất cho người yêu cầu.

Các bước trên sẽ giúp bạn xin được bản sao mong muốn. Nên đến Cơ quan đăng ký khai tử ban đầu để xin cấp sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Trên đây là những thông tin cần thiết về mẫu và thủ tục xin cấp trích lục khai tử. Nếu bạn có những vướng mắc cần giải đáp, hãy liên hệ hotline: 0964.509.555 của Luật Hùng Sơn.