Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Mọi doanh nghiệp khi sử dụng lao động đều phải tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, những thủ tục đăng ký BHXH lầu đầu không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp/công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động.

Nhóm đối tượng doanh nghiệp/công ty phải tham gia BHXH

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 tại Điều 2 quy định cụ thể các đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH trong đó có 3 nhóm đối tượng mà hầu hết các doanh nghiệp/công ty đều phải đóng BHXH cho họ. Cụ thể là :

• Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn, không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn đủ từ 3 đến dưới 12 tháng.
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn đủ từ 1 đến dưới 3 tháng.
• Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

Với quy định này, gần như toàn bộ những lao động đang làm việc hiện nay đều được tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH)

Xem thêm : Quy định mới về quyền lợi đối với NLĐ đủ 05 năm liên tục đóng BHYT

Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu

Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục đăng ký BHXH cho người lao động.

Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục đăng ký BHXH

*Đối với người lao động :

Người lao động nộp cho người sử dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các giấy tờ sau :

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1 – TS)
• Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có)

*Đối với người sử dụng lao động

Sau khi nhận đủ hồ sơ từ người lao động, người sử dụng lao động tập hợp cùng các giấy tờ sau :

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS)
• Danh sách lao động tham gia BHXH, bảo hiểm ý tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Lưu ý : Thành phần hồ sơ có nêu ở trên nếu không có quy định là bản chính thì có thể nộp bản chính, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.

Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký BHXH

Bước 1 : Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp theo các hình thức sau :

• Nộp qua giao dịch điện tử : Doanh nghiệp thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của tổ chức I-VAN; ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH hoặc qua Tổ chức I-VAN.
• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích : Nộp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi có trụ sở.
• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH : Nộp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi có trụ sở.

Lưu ý: Chi nhánh của doanh nghiệp thì đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.

Bước 2 : Nhận kết quả

Sau khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo các hình thức nêu trên thì sau 5 ngày làm việc doanh nghiệp sẽ nhận được Sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Trên đây là các bước thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, có thể thấy nó khác đơn giản. Các doanh nghiệp lưu ý tuân thủ nghiêm việc tham gia BHXH cho người lao động nếu không muốn bị phạt theo quy định của pháp luật bảo hiểm.