Những quy định về con dấu doanh nghiệp cần nắm rõ theo luật mới

Con dấu là tài sản của Công ty. Một doanh nghiệp thành lập bắt buộc phải có con dấu. Vì vậy, trước khi thành lập công ty bạn cần phải hiểu rõ quy định về con dấu của công ty cần đáp ứng yêu cầu gì? Và được quy định cụ thể như thế nào trong văn bản pháp luật? Sau đây Luật Hùng Sơn xin giải đáp thắc mắc của các bạn?

Câu hỏi:

Xin chào Luật sư của Công ty Luật Hùng Sơn, tôi đang có nhu cầu thành lập doanh nghiệp vào năm 2021, tuy nhiên có một số vướng mắc về con dấu của công ty chưa nắm rõ. Xin Luật sư cho tôi hỏi hiện nay pháp luật quy định về con dấu công ty khi thành lập cần những điều kiện gì? Nội dung, hình thức con dấu như thế nào?

Trả lời:

Xin chào bạn, do bạn muốn thành lập doanh nghiệp vào năm 2021, lúc này Luật Doanh nghiệp 2020 sẽ chính thức có hiệu lực và thay thế cho Luật Doanh nghiệp 2014. Vì vậy, trong luật Doanh nghiệp mới cũng có những thay đổi trong quy định về dấu công ty. Luật Hùng Sơn xin được giải đáp thắc mắc những quy định về con dấu doanh nghiệp mới cần nắm rõ, khi thành lập công ty.

Quy định chung về con dấu doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2010 thì con dấu doanh nghiệp được quy định như sau: 

Dấu công ty được chia làm 2 loại:

• Một là, dấu được khắc tại các cơ sở khắc dấu.
• Hai là, dấu được thể hiện dưới hình thức chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về hình thức, nội dung số lượng con dấu của mình. (Hiện nay, trong Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định về việc thông báo mẫu dấu trên cổng thông tin điện tử về Đăng ký kinh doanh.). Việc sử dụng con dấu theo quy định của điều lệ công ty hoặc quy chế doanh nghiệp.

Quy định về con dấu doanh nghiệp bạn cần nắm rõ

♦ Đối với trường hợp dấu khắc tại cơ sở khắc dấu

Để đảm bảo việc sử dụng con dấu doanh nghiệp một cách hợp lý và đúng pháp luật bạn cần nắm rõ các quy định sau:

Thứ nhất: Quy định về số lượng,hình thức và nội dung của đấu trong doanh nghiệp. Căn cứ vào điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì những người sau đây có quyền quyết định về số lượng, nội dung cũng như hình thức về dấu của công ty:

• Đối với doanh nghiệp tư nhân: chủ doanh nghiệp.
• Công ty TNHH: Chủ tịch HĐTV hoặc chủ tịch công ty.
• Đối với công ty hợp danh: hội đồng các thành viên.
• Đối với công ty Cổ phần: hội đồng quản trị.

Thứ hai: quy định về mẫu con dấu công ty. Đối với mẫu dấu khắc tại cơ sở khác dấu có thể là hình tròn hoặc hình dạng cụ thể nào đó tùy theo quyết định của Doanh nghiệp.

Thứ ba: đối với nội dung về con dấu. Theo quy định của pháp luật, nội dung ghi trên con dấu sẽ phải có mã số thuế doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, trụ sở, nhảm kiểm tra tính pháp lý của doanh nghiệp có còn hoạt động hay không. Ngoài ra còn có thể thể hiện Logo công ty trên con dấu tùy vào sự lựa chọn của doanh nghiệp.

Thứ tư: quản lý và sử dụng con dấu. Pháp luật có quy định việc sử dụng và quản lý con dấu dựa trên điều lệ của công ty.

Thứ năm: Tính pháp lý của con dấu công ty được khắc tại cơ sở khắc dấu.Con dấu có ý nghĩa xác nhận giá trị pháp lý của các văn bản, chứng từ liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp kh giao dịch với các đối tác hoặc khi gửi lên cơ quan nhà nước. Khi có con dấu xác nhận trên văn bản, nó thể hiện ý chí của doanh nghiệp khi đóng lên đó.

♦ Đối với trường hợp dấu là chữ ký số số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Căn cứ khoản 6, điều 3, nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử hay còn gọi là token là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp thay cho chữ ký sống (hay còn gọi là chữ ký trực tiếp) trên văn bản. Chữ ký số của doanh nghiệp được thực hiện đối với giao dịch điện tử qua mạng internet.

Thứ nhất: các thông tin của doanh nghiệp được mã hóa gồm:

• Tên công ty
• Mã số thuế của công ty
• Số seri (hay còn gọi là số hiệu chứng thư số).
• Thời hạn chứng thực số có hiệu lực.
• Chữ ký số của đơn vị có thẩm quyền chứng thực chữ ký số.
• Các hạn chế về phạm vi và mục đích sử dụng của chữ ký số.
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức chứng thực chữ ký số.
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Thứ hai: đặc điểm của chữ ký số. Chữ ký số có hình dạng giống USB – USB Token là thiết bị để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật lưu trữ thông tin của khách hàng. Nó được bảo mật bằng mã PIN.

Thứ ba: nơi cung cấp chữ ký số ở đâu? Với nhu cầu ngày càng nhiều về việc sử dụng chữ ký số, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam cung cấp chữ ký số như: Viettel, FPT… Tùy vào tài chính và nhu cầu sử dụng của công ty, công ty sẽ cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp và gói phù hợp với mình.

Thứ tư: tính pháp lý của chữ ký số. 

• Chữ ký số được sử dụng trong trường hợp xuất hóa đơn điện tử, nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan trực tuyến, giao dịch chứng khoán điện tử… Khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp không phải in các tờ kê khai và đóng dấu khắc tại cơ sở khắc dấu. Hiện nay, chữ ký số còn được các doanh nghiệp để ký hợp đồng với các đối tác qua Internet mà không cần phải gặp nhau.
• Chữ ký số có độ chính xác, an toàn và tính bảo mật cao, là bằng chứng chứng minh trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên khi giao dịch, tạo độ tin cậy khi giao dịch điện tử.
• Chữ ký số giúp công ty trao đổi thông tin với các đối tác và cơ quan chức năng nhanh chóng, dễ dàng, đảm bảo tính pháp lý.

Như vậy trên đây là một số thông tin Luật Hùng Sơn giải đáp thắc mắc về quy định con dấu công ty theo luật doanh nghiệp 2020. Chúng tôi luôn sẵn sàng được tư vấn, và giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Hãy đến với Luật Hùng Sơn để được tư vấn cụ thể về những vấn đề pháp lý bạn còn thắc mắc nhé.!

>>> Làm thế nào để đăng ký con dấu công ty qua mạng điện tử?