Lỗi không tìm thấy chữ ký số, nguyên nhân và cách khắc phục

Lỗi không tìm thấy chữ ký số? Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng là một trong những lỗi không ít người gặp phải khi thực hiện kê khai thuế. Vậy cách khắc phục tình trạng này như thế nào là nhanh nhất tham khảo ngay bài viết sau của Luật Hùng Sơn.

Nguyên nhân xảy ra lỗi không tìm thấy chữ ký số

Có rất nhiều nguyên nhân xảy ra lỗi không tìm thấy chữ ký số, trong đó, có một số nguyên nhân điển hình như sau:

Sử dụng chữ ký số không đúng hoặc sai tài khoản kê khai thuế

Đây là trường hợp các doanh nghiệp dùng không đúng USB Token để thực hiện ký hoặc đăng nhập nhầm tài khoản nộp thuế của mình.

Nhập sai mật khẩu chữ ký số

Mật khẩu chữ ký số là bảo mật để mở và sử dụng chữ ký số. Do đó, nếu doanh nghiệp nhập sai mật khẩu chữ ký số thì sẽ không thể dùng chữ ký số. Hiện nay, chữ ký số chỉ cho phép doanh nghiệp nhập mật khẩu sai tối đa 5 lần. Nếu sai quá số lần quy định doanh nghiệp phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa.

Driver của chữ ký số bị lỗi

Việc sử dụng chữ ký số điện tử trong một thời gian dài sẽ không tránh khỏi tình trạng driver bị lỗi hoặc máy không nhận driver của chữ ký số. Điều này khiến doanh nghiệp không tìm thấy chữ ký số để thực hiện kê khai, nộp thuế hay thực hiện các giao dịch.

Số serial trên USB Token và số serial khai báo trên tài khoản thuế không trùng khớp

Theo quy định, số serial trên USB Token và số serial khai báo trên tài khoản thuế phải là một, nếu doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nhập hai mã này không trùng khớp thì sẽ không tìm thấy chữ ký số để giao dịch.

Nguyên nhân của việc này có thể do chữ ký số của bạn mới được khởi tạo hoặc mới thực hiện gia hạn do USB Token sẽ tự cập nhật lại dãy số Serial mới khi có bất cứ tác động nào vào thiết bị. Đây chính là một tính năng bảo mật của chữ ký số nhằm trường hợp mật khẩu Token bị người khác biết.

Cách khắc phục không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Khi gặp các trường hợp không tìm thấy chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện khắc phục theo những cách mà Luật Hùng Sơn đưa ra sau đây:

Kiểm tra lại chữ ký số

Việc đầu tiên khi bạn thấy lỗi Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng là hãy kiểm tra lại xem bạn đã sử dụng đúng USB Token của công ty chưa hoặc xem tài khoản nộp thuế đã được đăng nhập đúng chưa. Để hạn chế những nhầm lẫn này bạn nên để ghi chú hoặc đánh dấu riêng cho từng Token để dễ dàng nhận biết.

Rút chữ ký số ra cắm lại

Đây là giải pháp khá đơn giản mà doanh nghiệp có thể thực hiện: rút USB Token ra khỏi máy tính rồi thực hiện cắm lại. Lúc này, quan sát góc phải màn hình trên thanh Taskbar máy tính đã nhận thiết bị USB Token và có biểu tượng chữ ký số nơi cung cấp chưa?

Cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số

Trường hợp quan sát và chưa thấy biểu tượng của phần mềm chữ ký số, nghĩa là máy tính chưa nhận kết nối USB Token, doanh nghiệp phải thực hiện cài lại file trong ổ đĩa chữ ký số. Các bước như sau:

• Bước 1: Mở My Computer, người dùng tìm ổ đĩa chữ ký số (thường có logo và tên nhà cung cấp chữ ký số);
• Bước 2: Tìm file setup.exe, click chuột mở file rồi click Install.
  • Nếu máy đã có driver Token và bị lỗi, doanh nghiệp cần gỡ file và cài lại. Với một số máy tính bị lỗi nhưng không thể gỡ được driver cũ, doanh nghiệp cần sử dụng Unlocker để xóa thư mục cài đặt, sau đó copy thư mục cài đặt trên máy tính khác paste vào máy của người dùng, sau đó gỡ Driver cũ rồi cài lại.
  • Với các loại USB không có sẵn driver bên trong doanh nghiệp cần lên website của nhà cung cấp để download về rồi sau đó tiến hành cài vào máy.

Kê khai lại serial chữ ký số trên tài khoản khai báo thuế

Sau khi đã kiểm tra các lỗi về tất cả các lỗi thường gặp trên mà máy tính vẫn hiển thị lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng người nộp thuế cần tiến hành thay đổi lại số serial chữ ký số trên tài khoản khai báo của trang hỗ trợ kê khai thuế. Lúc này, doanh nghiệp thực hiện khắc phục theo các bước:

• Bước 1: Truy cập địa chỉ trang nộp tờ khai thuế http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng tài khoản quản lý;
• Bước 2: Chọn Quản lý Tài khoản => Thay đổi thông tin dịch vụ;

• Bước 3: Chọn Thay đổi thông tin dịch vụ tại mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử.

• Bước 4: Chọn thay đổi CKS để cập nhật thông tin CTS mới  => Tiếp tục;

• Bước 5: Chọn Ký và gửi sau khi đã kiểm tra các thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”.

• Bước 6: Nhập mã PIN hiển thị => Chấp nhận;

• Bước 7: Chọn OK để hoàn thành.

Một số lỗi thường gặp khác khi sử dụng chữ ký số

Ngoài lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng thì khi sử dụng chữ ký số người dùng còn thường gặp một số khác như:

Lỗi xác thực chữ ký không thành công

Do tờ khai phụ lục người gửi đang để sai định dạng nên hệ thống sẽ hiển thị lỗi này. Hiện nay, hệ thống Thuế chỉ tiếp nhận các tờ khai phụ lục ở định dạng .xlsx hoặc .docx, vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra định dạng file và gửi lại.

Không ký được chữ ký số

Lỗi này thường xuất phát từ nguyên nhân do môi trường Java trên máy không hoạt động hoặc Java không đúng phiên bản tương thích với hệ thống Nộp thuế điện tử. Lúc này, người dùng cần kiểm tra máy tính đã cài Java chưa hoặc tiến hành cìa đặt Java tương ứng với hệ thống kê khai thuế điện tử.

Xem thêm: Có lỗi khi đọc chữ ký số undefined: Nguyên nhân và cách sửa

Lỗi chữ ký số không hợp lệ

Đây là trường hợp máy tính đã nhận chữ ký số nhưng khi ký điện tử báo lỗi: Chữ ký số không hợp lệ / Chữ ký số không đúng. Để khắc phục, người dùng cần update lại số Series chữ ký số trên tài khoản trang thuế.

Máy tính không nhận USB TOKEN (máy tính không nhận chữ ký số)

Lúc này, driver trên USB của người dùng cần cập nhật lại. Do đó, người dùng cần gỡ tất cả driver liên quan và tải lại driver chữ ký số mới nhất rồi tiến hành cài đặt trên máy của mình.

Hy vọng với những thông tin trên đã bạn biết cách khắc phục tình trạng không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng và một số lỗi phổ biến liên quan đến chữ ký số. Để được hỗ trợ trực tiếp và tốt nhất, vui lòng liên hệ: