Tìm hiểu hồ sơ công ty gồm những gì?

Hồ sơ công ty gồm những gì? Nếu như các cá nhân, tổ chức muốn thành lập công ty cần phải có đầy đủ hồ sơ cần thiết. Đó là dấu hiệu cho biết những thông tin của một công ty. Vậy, hồ sơ công ty gồm những gì? Tra cứu hồ sơ công ty ra sao? Hãy cùng Luật Hùng Sơn lý giải ở bài viết này nhé!

Hồ sơ công ty gồm những gì?

Hồ sơ thành lập công ty gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ của công ty.
• Văn bản ủy quyền (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải người đại diện pháp luật công ty).
• Danh sách thành viên (Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên ) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty cổ phần ).
• Bản sao Giấy chứng thực cá nhân.

Quy trình đăng ký thành lập công ty

Một quy trình thành l công ty/doanh nghiệp với đa số các loại hình công ty/doanh nghiệp căn cứ theo luật doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại (dựa vào Luật doanh nghiệp năm 2020) dành cho các doanh nghiệp tư nhân, trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên gồm 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầy đủ những thông tin cần thiết để thiết lập hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp để có thể bắt đầu khởi nghiệp. Để có thể xác định và lựa chọn được loại hình doanh nghiệp thích hợp nhất với định hướng phát triển của công ty, chủ doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp. Các yếu tố chính mà chủ doanh nghiệp cần phải cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp. Cụ thể như: thuế, trách nhiệm pháp lý, bổ sung,  khả năng chuyển nhượng, thay thế, quy mô doanh nghiệp với mục đích thu hút nhà đầu tư khác.

Những loại hình doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam bao gồm: Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH (2 thành viên trở lên), Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty cổ phần.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ bản sao CMTND/Căn cước công dân hay hộ chiếu của các thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập. Quá trình lựa chọn ai sẽ là thành viên (cổ đông) sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định. Mặc dù vậy, số lượng thành viên và cổ đông sẽ quy định bởi loại hình doanh nghiệp.

Lưu ý: Thời hạn của chứng minh nhân dân không đượt vượt quá 15 năm.

Bước 3: Lựa chọn tên công ty, tốt nhất các bạn nên đặt tên công ty ngắn gọn, dễ phát âm, dễ nhớ và không bị trùng hay gây nhầm lẫn với tên của những công ty đã thành lập trước ấy (áp dụng trên phạm vi toàn quốc). Nếu muốn xác định tên công ty mình có bị trùng với các công ty khác hay không, các bạn có thể vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tiến hành tra cứu.

Bước 4: Xác định địa chỉ trụ sở làm việc thuộc quyền sử dụng của công ty. Trụ sở chính của công ty chính là nơi liên lạc của họ trên lãnh thổ Việt Nam. Địa điểm này được xác định gồm có: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hay thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và email (nếu có).

Bước 5: Xác định nguồn vốn điều lệ để tiến hành đăng ký kinh doanh. Nguồn vốn điều lệ chính là số vốn mà những thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp vốn đủ trong một khoảng thời gian nhất định (không vượt quá 90 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động) đồng thời được ghi vào Điều lệ công ty.

Bước 6: Xác định chức danh của người đại diện theo pháp luật của công ty. Xét về chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty, pháp luật quy định để chức danh người đại diện là giám đốc (Tổng giám đốc).

Bước 7: Xác định ngành nghề kinh doanh được chuẩn hoá dựa theo quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh.

Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ công ty, chuẩn bị các giấy tờ quy định đầy đủ theo Nghị định 01/2021 về Đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố địa điểm mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Lưu ý: Người đại diện pháp luật của công ty không nhất thiết  phải đi nộp hồ sơ. Người đại diện theo pháp luật của công ty có thể ủy quyền cho những người khác đi nộp thay. Trong trường hợp ủy quyền, người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ (theo Điều 12 – Nghị định 01/2021 về Đăng ký doanh nghiệp).

Sau 3 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu như hồ sơ của bạn hợp lệ các bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Làm con dấu pháp nhân

Bước 1: Mang một bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tới cơ sơ có chức năng khắc dấu để làm con dấu pháp nhân cho công ty. 

Bước 2: Nhận con dấu pháp nhân – Khi tới nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp phải mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Bên cạnh đó, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể đi nhận con dấu trực tiếp thì có thể ủy quyền (ủy quyền có công chứng) cho những người khác đến nhận con dấu.

Giai đoạn 4: Thủ tục sau khi thành lập công ty

Một doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề nếu không có điều kiện khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu thì có thể tiến hành những hoạt động kinh doanh của mình theo như quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp.

Tuy nhiên theo quy định của pháp luật, ngay sau khi có giấy phép Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần phải thực hiện các công việc sau:

• Bước 1: Đăng bố cáo thành lập công ty, doanh nghiệp.
• Bước 2: Treo bảng hiệu công ty, doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký.
• Bước 3: Tiến hành đăng ký khai thuế ban đầu lên cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định.
• Bước 4: Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử qua dịch vụ chữ ký số, “Từ ngày 1/7/2013 tất cả doanh nghiệp trong cả nước cần phải kê khai, nộp tờ khai thuế thông qua mạng. Nội dung này được quy định trong Luật số 21/2012/QH13 về vấn đề sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế”.
• Bước 5: Nộp tờ khai thuế môn bài cũng như nộp lệ phí môn bài (Mẫu số 01/MBAI dựa theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP).
• Bước 6: Nộp thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng GTGT (theo Mẫu số 06/GTGT ban hành cùng với Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài Chính).
• Bước 7: Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn như trong thông tư 39/2014/TT-BTC hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/06/2014. Tính từ ngày 1/9/2014 những doanh nghiệp mới thành lập sẽ được đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ cũng như được đặt in hóa đơn GTGT sử dụng.
• Bước 8: Chuẩn bị đầy đủ những điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp (Đó là toàn bộ tài liệu và hồ sơ để 1 công ty hoạt động đúng pháp luật cũng như tránh những rủi ro cho doanh nghiệp về sau), kết quả nhận được sẽ là:

• Giấy chứng nhận đăng ký công ty, doanh nghiệp.
• Con dấu pháp nhân công ty/doanh nghiệp và Giấy xác nhận mẫu dấu của Cơ sở khắc dấu.
• Điều lệ công ty (Bố cáo thành lập, Sổ đăng ký thành viên, Giấy chứng nhận góp vốn, Đơn đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty).
• Hóa đơn giá trị gia tăng GTGT.
• Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH & DT.
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
• Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) của người nộp thuế.
• Thông báo áp dụng theo phương pháp tính thuế khấu trừ.
• Thông báo về việc xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.
• Token kê khai thuế qua mạng.

→ Nếu như bạn không muốn tốn quá nhiều thời gian để thực hiện hết tất cả các công việc trên, bạn có thể liên hệ tới Luật Hùng Sơn để được trợ giúp nhé!

Hướng dẫn cách tra cứu hồ sơ công ty?

Để kiểm tra nội dung đăng ký doanh nghiệp (bố cáo điện tử) được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa, cá nhân, tổ chức thực hiện như sau:

Bước 1: Trong trang chủ của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn hãy chọn mục Bố cáo điện tử;

Bước 2: Ở phần Chức năng lựa chọn Tìm bố cáo điện tử;

Bước 3: Tại mục này sẽ có bộ lọc tìm kiếm bố cáo điện tử hiện ra, các bạn hãy điền điền thông tin gồm:

• Ngày đăng: Thời gian bạn đăng bố cáo (có thể ước lượng);
• Loại công bố: Tùy thuộc vào loại bố cáo mà bạn đã đăng (đăng ký mới, đăng ký thay đổi, loại khác, mẫu dấu, giải thể, thông báo thay đổi, vi phạm/thu hồi).

Nếu vừa mới hoàn thành thủ tục thành lập công ty, hãy chọn loại bố cáo “Đăng ký mới”.

• Tỉnh thành phố đặt trụ sở chính: Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp (Khu vực);
• Mã số công ty/doanh nghiệp: Chính là mã số của doanh nghiệp trong trường hợp đã điền tên doanh nghiệp thì có thể bỏ qua;
• Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ của doanh nghiệp (nếu như đã điền mã số doanh nghiệp thì có thể bỏ qua).
• Tên tài khoản: Bạn có thể bỏ qua
• Mã số nội bộ hệ thống: Bạn có thể bỏ qua

Bước 4: Nhấn vào nút Tìm kiếm

Bước 5: Mở file PDF để có thể kiểm tra nội dung đăng ký công ty/doanh nghiệp đã được đăng bố cáo xem có chuẩn xác hay không.

Mẫu hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Hồ sơ mở công ty/doanh nghiệp sẽ bao gồm các mẫu biểu đã được quy định cụ thể tại Luật Doanh Nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Căn cứ vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, sẽ có các mẫu biểu khác nhau. Tuy nhiên cơ bản, sẽ có những mẫu biểu sau đây:

• Giấy đề nghị đăng ký công ty/doanh nghiệp (Mẫu bắt buộc theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
  • Phụ lục I-2: áp dụng cho công ty TNHH 1 Thành Viên.
  • Phụ lục I-3: áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
  • Phụ lục I-4: áp dụng cho công ty cổ phần (CTCP).

• Danh sách thành viên góp vốn đối với công ty TNHH 2 Thành viên trở lên; Danh sách cổ đông góp vốn với công ty Cổ Phần
• Điều lệ công ty được soạn thảo căn cứ theo luật doanh nghiệp năm 2020
• Giấy ủy quyền cho những người trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ ở Sở Kế Hoạch Đầu Tư (nếu như cá nhân đi nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty).
• Giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh thư nhân dân/Căn Cước Công Dân/Hộ chiếu) bản sao không quá 3 tháng của toàn bộ các thành viên công ty/chủ sở hữu. Hơn nữa, giấy tờ cá nhân sao y bản chính không được vượt quá 3 tháng của người được ủy quyền làm thủ tục đăng ký thành lập công ty/doanh nghiệp (Nếu có).

Lưu ý: Toàn bộ các thành viên công ty/chủ sở hữu tiến hành ký tên vào các hồ sơ được liệt kê ở bên trên. Chú ý ký hồ sơ bằng mực xanh và chữ ký phải đồng nhất giữa tất các loại hồ sơ.

Nội dung trên đây là những thông tin lý giải hồ sơ công ty gồm những gì? Nếu như còn có bất cứ thắc mắc nào về việc thành lập công ty, doanh nghiệp, hãy liên hệ tới Luật Hùng Sơn qua hotline 096 450 95 55 hoặc truy cập vào trang web luathungson.vn để được giải đáp chi tiết nhé!