Giấy khai sinh là gì? Các quy định về thủ tục khai sinh

Mọi cá nhân khi được sinh ra đều có quyền được đăng ký khai sinh, tức  là được cấp giấy khai sinh và ghi tên vào sổ đăng ký khai sinh. Vậy giấy khai sinh là gì? Đi khai sinh ở đâu? Bài viết này của Luật Hùng Sơn sẽ cung cấp đến bạn đọc những thông tin liên quan đến quy định của pháp luật hiện hành về giấy khai sinh.

Giấy khai sinh là gì? Đi đăng ký khai sinh ở đâu?

Giấy khai sinh là gì?

Luật Hộ tịch 2014 đã nêu ra định nghĩa về giấy khai sinh. Theo đó, Giấy khai sinh là một văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân được quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật Hộ tịch 2014.

Điều 6 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP cũng quy định giá trị pháp lý của giấy khai sinh. Cụ thể như sau:

• Giấy khai sinh là một giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.
• Mọi giấy tờ, hồ sơ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch;  dân tộc; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con đều phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.
• Trường hợp nội dung trong giấy tờ, hồ sơ cá nhân khác với các nội dung được ghi trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng của cơ quan, tổ chức cấp giấy tờ hoặc quản lý hồ sơ có trách nhiệm điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Như vậy, có thể thấy, giấy khai sinh là một trong những giấy tờ hộ tịch gốc của một cá nhân. Giấy khai sinh quy định các thông tin cơ bản của công dân như họ tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, dân tộc,…

Đi đăng ký khai sinh ở đâu?

Thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc về Ủy ban nhân dân nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha thực hiện đăng ký khai sinh. Cụ thể trong từng trường hợp như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai sinh trong trường hợp: Thực hiện đăng ký khai sinh trong nước, đăng ký khai sinh cho trẻ em mà sinh ra tại Việt Nam có mẹ/cha là công dân Việt Nam đang thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng đang thường trú tại khu vực biên giới giáp với Việt Nam;
• Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký khai sinh nếu có yếu tố nước ngoài (trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã).

Trích lục khai sinh là gì?

Trích lục giấy khai sinh là một văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân. Trích lục giấy khai sinh nhằm mục đích để chứng minh về sự kiện hộ tịch của cá nhân đó. Tức là chứng minh cá nhân đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch.

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ cấp trích lục giấy khai sinh bản chính. Trích lục giấy khai sinh bản sao thì bao gồm có bản sao có chứng thực từ bản chính của trích lục giấy khai sinh và bản sao trích lục giấy khai sinh được cấp từ hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Khai sinh nơi tạm trú được không?

Tại Luật Cư trú đã giải thích rõ rằng nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Chỗ ở hợp pháp của một người có thể là phương tiện, nhà ở hoặc cũng có thể là địa điểm mà người này được phép sử dụng để cư trú thông qua việc mượn, thuê, ở nhờ… Vì vậy, nơi cư trú của công dân có thể là nơi tạm trú hoặc nơi thường trú.

Mặt khác, thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ là UBND nơi cư trú của cha/mẹ. Vì thế, trẻ em được sinh ra hoàn toàn có thể được khai sinh tại nơi tạm trú của cha hoặc mẹ.

Quy định về khai sinh theo pháp luật

Con khai sinh mang họ mẹ được không?

Theo Nghị định123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch thì có 02 trường hợp con khai sinh có thể mang họ mẹ. Cu thể, đó là:

Trường hợp 1: Do bố, mẹ thỏa thuận

Khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP đã nêu rõ họ, chữ đệm, tên và dân tộc của trẻ được xác định theo thỏa thuận của cha và mẹ. Trong trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được hoặc không có thỏa thuận thì xác định theo tập quán.

Như vậy, nếu bố mẹ có thỏa thuận với nhau thì con không bắt buộc phải theo họ của bố mà có thể khai sinh theo họ của mẹ.

Trường hợp 2: Không xác định được bố

Khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định trong trường hợp chưa xác định được bố thì khi đi đăng ký khai sinh, họ, quốc tịch, dân tộc, quê quán của con sẽ được xác định theo họ, quốc tịch, dân tộc, quê quán của mẹ. Còn phần ghi về bố trong Giấy khai sinh và Sổ hộ tịch  của trẻ để trống.

Chưa kết hôn thì đăng ký khai sinh cho con thế nào?

Nếu cha mẹ chưa kết hôn, thì khi đi khai sinh bỏ trống tên cha. Họ, quốc tịch, dân tộc và quê quán của con sẽ được xác định theo họ, quốc tịch, dân tộc và quê quán của mẹ. Còn phần ghi về bố trong Giấy khai sinh và  Sổ hộ tịch  của trẻ để trống.

Trường hợp chưa đăng ký kết hôn mà muốn khai sinh cho con có tên của cha thì cần tiến hành làm đồng thời cả hai thủ tục sau:

• Thủ tục nhận cha con
• Thủ tục đăng ký khai sinh cho con.

Khai sinh cho con sinh ra do mang thai hộ thế nào?

Đứa trẻ sinh ra được xác định là con của người nhờ mang thai hộ. Vì vậy nên trách nhiệm đăng ký khai sinh sẽ thuộc về người vợ hoặc người chồng nhờ mang thai hộ. Điều này được ghi nhận tại Điều 15 của Luật Hộ tịch 2015.

Về cơ bản, thủ tục đăng ký khai sinh cho con đứa con do mang thai hộ cũng giống thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em bình thường. Nhưng vì đứa trẻ được sinh ra nhờ mang thai hộ, nên cần lưu ý khi xin cấp giấy chứng sinh.

Thủ tục làm giấy khai sinh

Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020 có hiệu lực từ ngày 04/9/2020 đã nếu rõ về quy trình, thủ tục làm giấy khai sinh. Chi tiết như sau:

Bước 1: Người đi đăng ký khai sinh cho trẻ phải chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu sau:

• Tờ khai theo mẫu (Có thể là Tờ khai đăng ký khai sinh hoặc nếu tiến hành đồng thời thủ tục nhận cha, mẹ con thì là Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu);
• Bản chính Giấy chứng sinh. Trong trường hợp không có Giấy chứng sinh thì phải nộp văn bản của người làm chứng để xác nhận về việc sinh. Nếu không có người làm chứng thì phải viết giấy cam đoan về việc sinh.

Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản do cơ quan có thẩm quyền lập về việc trẻ bị bỏ rơi.

Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ thì phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế mà đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

• Văn bản ủy quyền đã được chứng thực theo quy định của pháp luật, nếu ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.
• Trường hợp đồng thời làm thủ tục về việc nhận cha mẹ con phải xuất trình chứng cứ để chứng minh quan hệ mẹ, con hoặc quan hệ cha, con gồm:
  • Văn bản của cơ quan giám định, cơ quan y tế hoặc cơ quan khác có thẩm quyền về việc xác nhận quan hệ mẹ con, quan hệ cha con.
  • Trường hợp không có văn bản nêu trên thì các bên nhận cha, mẹ, con phải lập văn bản cam đoan mối quan hệ cha, mẹ, con. Đồng thời, phải có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ này.

Người đi khai sinh cho trẻ phải xuất trình được các giấy tờ sau:

• Giấy tờ tùy thân như thẻ Căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp nhưng phải còn giá trị sử dụng. Giấy tờ tùy thân này nhằm để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh, nhận cha, mẹ, con.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh, nhận cha, mẹ, con.
• Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Bước 2: Nộp giấy tờ 

Giấy tờ, tài liệu được kể trên được tại UBND cấp xã nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha thực hiện đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con. Nếu không xác định được nơi cư trú của cha, mẹ thì nộp tại UBND cấp xã nơi mà trẻ đang sinh sống trên thực tế.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh

 Người tiếp nhận có trách nhiệm phải kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ và đối chiếu các thông tin ghi trong Tờ khai. Đồng thời, phải kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp/ xuất trình.

• Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận. Trong giấy tiếp nhận phải ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ và hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện, bổ sung hồ sơ theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận phải lập thành văn bản hướng dẫn. Trong văn bản hướng dẫn đó nêu rõ nội dung,  loại giấy tờ cần bổ sung, hoàn thiện, rồi ký, ghi rõ họ tên của người tiếp nhận.

• Sau khi nhận đủ hồ sơ, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp;  việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp, công chức tư pháp – hộ tịch phải báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã. Trường hợp Chủ tịch UBND cấp xã đồng ý cấp giấy khai sinh thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh.Sau đó, cập nhật thông tin khai sinh theo hướng dẫn để lấy Số định danh cá nhân. Rồi hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra các nội dung giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch, cùng người đi đăng ký khai sinh ký tên vào Sổ. Cuối cùng, Chủ tịch UBND cấp xã mới cấp Giấy khai sinh và Trích lục khai sinh cho người yêu cầu.

Mẫu giấy khai sinh

Giấy đăng ký khai sinh được in trên khổ giấy A4 có kích thước 210 x 297mm. Giấy khai sinh gồm 02 mặt được in offset 4 màu. Các thông tin được trên Giấy khai sinh sẽ do cán bộ tư pháp – hộ tịch ghi theo thông tin mà người dân kê khai tại Tờ khai đăng ký khai sinh. Vì thế, cần đặc biệt lưu ý để kê khai chính xác các thông tin sau:

• Tên của đứa trẻ không được quá dài;
• Họ, chữ đệm, tên và dân tộc của trẻ em được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ. Nếu cha, mẹ không thỏa thuận được hoặc không có thỏa thuận, thì xác định theo tập quán;.
• Ngày, tháng, năm sinh được xác định theo ngày Dương lịch. Nơi sinh và giới tính của trẻ em sẽ được xác định theo Giấy chứng sinh do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp. Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì sẽ xác định theo giấy tờ, tài liệu có giá trị thay Giấy chứng sinh.

Đối với trẻ em được sinh ra tại cơ sở y tế thì nơi sinh phải ghi rõ tên của cơ sở y tế và tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi mà có cơ sở y tế đó. Còn trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế thì phải ghi rõ tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi mà trẻ em sinh ra.

• Quê quán của đứa trẻ sẽ được xác định theo quê quán của cha hoặc quê quán của mẹ theo thỏa thuận của cha và mẹ hoặc được ghi theo tập quán.

Giấy khai sinh bản chính sẽ chỉ được cấp duy nhất một bản.

Mọi thắc mắc xung quanh vấn đề giấy khai sinh là gì, Quý bạn đọc vui lòng liên hệ hotline 19006518 để được các chuyên viên giàu kinh nghiệm của Luật Hùng Sơn hỗ trợ giải đáp.