Chào hàng cạnh tranh rút gọn là gì? Quy trình như thế nào?

Trong các hoạt động đấu thầu, nhất là trong các hoạt động đấu thầu mua sắm, chào hàng cạnh tranh rút gọn là một hình thức khá phổ biến được nhiều nhà thầu, bên mời thầu lựa chọn. Tuy nhiên, bạn có nắm rõ quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn cần phải tiến hành như thế nào không? Có cần lưu ý về vấn đề gì không? Hãy chú ý theo dõi bài viết sau đây nhé. Luật Hùng Sơn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích giúp bạn hiểu hơn về vấn đề này.

Khái niệm chào hàng cạnh tranh rút gọn là gì?

Theo quy định pháp luật, chào hàng cạnh tranh rút gọn có thể được hiểu là phương thức được thực hiện với gói thầu có hạn mức nhất định.

Các hạn mức chào hàng cạnh tranh rút gọn hiện nay:

• Không quá 500 triệu đồng được áp dụng đối với gói thầu của các hoạt động như: bảo hiểm, quảng cáo, logistic, lắp đặt mà không thuộc về xây dựng, lắp đặt, nghiệm thu chạy thử, bảo trì, bảo dưỡng, tổ chức đào tạo, vẽ bản đồ…;
• Không quá 1 tỷ đồng được áp dụng đối với gói thầu mua bán hàng hóa thường xuyên được sử dụng, phổ biến trên thị trường, và có sự tương đương nhau về chất lượng, đặc tính, tiêu chuẩn;
• Không quá 200 triệu được áp dụng đối với gói thầu mua hàng hóa thường xuyên.

Quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn như thế nào?

Khi nhà thầu tiến hành việc chào hàng cạnh tranh rút gọn, cần thực hiện theo quy trình chặt chẽ sau đây:

Bước 1: Bên mời thầu chuẩn bị và gửi bản yêu cầu báo giá

Bản yêu cầu báo giá được nhà thầu lập phải đảm bảo được các nội dung sau:

• Phạm vi công việc;
• Yêu cầu kỹ thuật;
• Thời hạn có hiệu lực của báo giá;
• Thời điểm nộp báo giá;
• Các yêu cầu về bảo trì, bảo hành, đào tạo, chuyển giao;
• Dự thảo hợp đồng;
• Thời gian chuẩn bị và nộp báo giá;
• Các nội dung cần thiết khác, đồng thời không nêu yêu cầu về bảo đảm dự thầu.

Gửi yêu cầu báo giá:

• Sau khi bản yêu cầu báo giá đã được duyệt, bên mời thầu sẽ phải đăng tải thông báo mời chào hàng trên một tờ báo được phát hành rộng rãi trong ngành, một tỉnh hoặc là hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, hoặc bên mời thầu có thể gửi trực tiếp bản yêu cầu báo giá đến cho tối thiểu 3 nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu ấy;
• Trong trường hợp gửi trực tiếp bản yêu cầu báo giá, nếu trước thời điểm đóng thầu mà có bất kỳ nhà thầu nào khác có đề nghị được tham gia vào chào hàng thì bên mời thầu phải gửi bản yêu cầu báo giá đến cho nhà thầu đề nghị được tham gia chào hàng đó;
• Bản yêu cầu báo giá được phát hành miễn phí theo các hình thức sau: gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, fax, thư điện tử (email).

Bước 2: Nhà thầu nộp và tiếp nhận báo giá.

Nhà thầu sẽ chuẩn bị và nộp 01 báo giá theo bản yêu cầu báo giá. Có thể thực hiện nộp báo giá theo các hình thức sau: gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, fax, thư điện tử (email).

Bên mời thầu sẽ phải chịu trách nhiệm về việc bảo mật các thông tin trong báo giá của từng nhà thầu;

Ngay sau khi đã hết thời hạn nộp báo giá, bên mời thầu sẽ tiến hành lập văn bản tiếp nhận các báo giá được nộp theo đúng quy định và gửi văn bản đã tiếp nhận này đến cho các nhà thầu đã nộp báo giá trước đó. Văn bản tiếp nhận bao gồm các nội dung sau đây:

• Tên nhà thầu;
• Giá chào thầu;
• Thời gian có hiệu lực của báo giá;

Bước 3: Đánh giá các báo giá.

Bên mời thầu sẽ so sánh các báo giá theo bản yêu cầu báo giá;

Báo giá được xác định đáp ứng tất cả các yêu cầu trong bản yêu cầu báo và có giá chào sau khi sửa lỗi hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) thấp nhất và không được vượt quá giá gói thầu sẽ được đề nghị lựa chọn;

Trong quá trình đánh giá các báo giá, trường hợp cần biết bên mời thầu mời nhà thầu có giá chào chấp nhất sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá giảm giá (nếu có) đến thương thảo hợp đồng.

Bước 4: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai lựa chọn nhà thầu.

Trên cơ sở báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ trình kết quả lựa chọn nhà thầu, trong đó có nêu rõ ý kiến của bên mời thầu về các nội dung đánh giá của tổ chức chuyên gia. Và kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thẩm định trước khi được phê duyệt;

Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được phê duyệt bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;

Sau khi đã có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu sẽ phải đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt.

Bước 5: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

Hợp đồng được ký kết giữa bên mời thầu và nhà thầu được lựa chọn (theo đúng trình tự, thủ tục) phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh, biên bản thương thảo hợp đồng và các tài liệu có liên quan khác.

Bước 6: Thời gian trong chào hàng cạnh tranh rút gọn.

Thời gian để đánh giá các báo giá được quy định tối đa 10 ngày, kể từ ngày đã hết hạn nộp báo giá cho đến khi bên mời thầu có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có kèm theo báo cáo đánh giá các báo giá;

Thời gian thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu được quy định tối đa 4 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình thẩm định;

Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được quy định tối đa là 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu và bên báo cáo thẩm định của đơn vị thẩm định.

6 câu hỏi thường gặp về chào hàng cạnh tranh rút gọn

Chào hàng cạnh tranh rút gọn có phải đăng báo?

Trong quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn, sau khi bản yêu cầu báo giá được duyệt, bên mời thầu sẽ đăng tải thông báo mời chào hàng trên một tờ báo được phát hành rộng rãi trong ngành, một tỉnh hoặc là hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, hoặc bên mời thầu có thể gửi trực tiếp bản yêu cầu báo giá đến cho tối thiểu 3 nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu ấy.

Có thể thấy đối với chào hàng cạnh tranh rút gọn, bên mời thầu có thể lựa  chọn nhiều hình thức gửi bản yêu cầu báo giá, trong đó có thể gửi trực tiếp đến cho tối thiểu 3 nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu mà không cần thông báo trên các phương tiện khác. Vậy, chào hàng cạnh tranh rút gọn không cần thiết phải đăng báo doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn các hình thức mời chào hàng khác theo đúng quy định.

Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh rút gọn gồm những gì?

Trong quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn, cần chuẩn bị hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh rút gọn. Mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh rút gọn được soạn thảo theo mẫu số 7 (được quy định tại Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT). Và hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh rút gọn phải đáp ứng được những nội dung sau đây:

• Nội dung báo giá của các nhà thầu cần đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau:
  • Điều kiện về tư cách của nhà thầu;
  • Các nhà thầu ghi đơn giá chào hàng;
  • Biểu giá cụ thể;
  • Báo giá do nhà thầu chuẩn bị;
  • Điều kiện xét nhà thầu trúng thầu;
  • Công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;
  • Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng;
  • Cách thức giải quyết kiến nghị.
• Mẫu mời thầu và dự thầu. Mỗi gói thầu sẽ có một biểu mẫu riêng với các gói thầu khác nhau, trong đó bao gồm gói thầu xây lắp, gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu dịch vụ phi tư vấn;
• Dự thảo hợp đồng. Mỗi gói thầu cũng sẽ có mẫu dự thảo hợp đồng riêng nhưng vẫn phải đảm bảo những nội dung cần thiết sau đây:
  • Thông tin về chủ đầu tư, nhà thầu, trong đó bao gồm: tên, địa chỉ, tài khoản, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện, chức vụ;
  • Đối tượng của hợp đồng được liệt kê về danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thực hiện, cung cấp;
  • Thành phần hợp đồng, trong đó bao gồm: biên bản thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, bản yêu cầu báo giá, bản chào giá của nhà thầu, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, các tài liệu sửa đổi, làm rõ…;
  • Trách nhiệm của các bên chủ đầu tư và nhà thầu tham gia vào hợp đồng;
  • Giá cả, phương thức thanh toán hợp đồng, trong đó bao gồm cả giá ghi bằng chữ, bằng số, thời hạn thanh toán hợp đồng, số lần thanh toán hợp đồng;
  • Thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng;
  • Các biện pháp đề ra để bảo đảm thực hiện hợp đồng của nhà đầu tư, nhà thầu;
  • Các trường hợp chấm dứt hợp đồng;
  • Giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu xảy ra);
  • Hiệu lực của hợp đồng.

Có cần lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu khi chào hàng cạnh tranh rút gọn?

 

Theo quy định thì chào hàng cạnh tranh chỉ được thực hiện khi đáp ứng đủ các điều kiện:

• Có kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
• Có dự toán được phê duyệt theo quy định pháp luật;
• Đã được bố trí vốn theo yêu cầu tiến độ thực hiện gói thầu.

Như vậy, bạn có thể thấy, dù là với hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn thì cũng cần phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu có cần đăng tải trên mạng đấu thầu quốc gia?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 8 Luật Đấu thầu năm 2013, các thông tin phải được đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, báo đấu thầu bao gồm:

• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư;
• Thông báo mời quan tâm, thông báo mời sơ tuyển;
• Thông báo mời thầu; thông báo mời chào hàng;
• Danh sách ngắn;
• Kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư;
• Kết quả mở thầu đối với đấu thầu qua mạng;
• Thông tin xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu;
• Văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu;
• Danh mục các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án có sử dụng đất;
• Cơ sở dữ liệu về nhà đầu tư, nhà thầu, chuyên gia đấu thầu, giảng viên đấu thầu, cơ sở đào tạo về đấu thầu;
• Các thông tin khác có liên quan.

Căn cứ vào những quy định trên có thể thấy khi doanh nghiệp thực hiện quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn thì bắt buộc phải đưa kế hoạch lựa chọn nhà thầu lên mạng đấu thầu quốc gia.

Như vậy, bạn có thể thấy trong số những thông tin bắt buộc phải đăng tải trên mạng đấu thầu quốc gia có kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Vậy, kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần phải đăng tải trên mạng đấu thầu quốc gia.

Thời gian chào hàng cạnh tranh rút gọn trong bao lâu?

Thời gian để đánh giá các báo giá được quy định tối đa là 10 ngày, kể từ ngày đã hết hạn nộp báo giá cho đến khi bên mời thầu có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có kèm theo báo cáo đánh giá các báo giá.

Thời gian thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu được quy định tối đa 4 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình thẩm định.

Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được quy định tối đa là 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu và bên báo cáo thẩm định của đơn vị thẩm định.

Chào hàng cạnh tranh rút gọn có cần thành lập tổ chuyên gia không?

Căn cứ theo Điều 75 Luật Đấu thầu năm 2013 có quy định về trách nhiệm của bên mời thầu như sau:

• Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu, đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất;
• Quyết định thành lập tổ chuyên gia;
• …

Như vậy, bạn có thể thấy, chào hàng cạnh tranh rút gọn cần phải thành lập tổ chuyên gia.

Trên đây là một số thông tin quan trọng giúp bạn hiểu hơn về quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn và các quy định có liên quan. Hãy liên hệ ngay với Luật Hùng Sơn để nhận được sự hỗ trợ tư vấn chi tiết và chính xác nhất nếu có bất cứ thắc mắc nào nhé.