Các lỗi khi đăng ký người phụ thuộc, bị trùng

Các lỗi khi đăng ký người phụ thuộc? Việc đăng ký mã số thuế người phụ thuộc đóng vai trò hết sức quan trọng với cá nhân người nộp thuế. Nó góp phần giúp người nộp thuế kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân tốt hơn. Tuy nhiên, việc đăng ký mã số thuế người phụ thuộc không phải lúc nào cũng thành công. Đôi lúc có trường hợp lỗi mã số thuế người phụ thuộc bị trùng. Vậy làm cách làm để khắc phục tình trạng này? Mời các bạn theo dõi bài lý giải dưới đây của Luật Hùng Sơn!

Nguyên nhân gây ra lỗi mã số thuế người phụ thuộc bị trùng

Tính đến thời điểm hiện tại, một cá nhân được cấp 2 mã số thuế. Đây cũng là tình trạng thường xuyên khiến cho người lao động, kế toán và doanh nghiệp sử dụng lao động đắn đo không biết xử lý như thế nào. Đôi lúc, người sử dụng còn gặp phải trường hợp lỗi mã số thuế người phụ thuộc bị trùng. Nguyên nhân của tình trạng này là do:

Số chứng minh nhân dân bị trùng

Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định cá nhân là duy nhất chính là số chứng minh nhân dân (CMND) được cấp bởi cơ quan Công an. Về nguyên tắc, số chứng minh do cơ quan cấp là mã số duy nhất của từng cá nhân. Tuy nhiên thực tế vẫn có trường hợp trùng số chứng minh nhân dân giữa 2 cá nhân tại hai địa phương khác nhau. Để xử lý tình trạng cấp mã số thuế (MST) thu nhập cá nhân hiện tại không cho phép cấp cho trường hợp trùng chứng minh nhân dân.

Trúng số chứng minh thư nhân dân khi đăng ký mã số thuế

Số chứng minh nhân dân đã bị khai báo trộm

Cá nhân chưa đăng ký nhưng số chứng minh nhân dân đã có trên hệ thống. Hoặc đơn giản cá nhân làm việc ở công ty A nhưng mã số thuế cá nhân của họ lại được sử dụng cho cả công ty B, C mà họ lại không biết. Để xử lý tình trạng lấy trộm mã số thuế thu nhập cá nhân, bạn cần đến cục thuế để biết đơn vị nào đang sử dụng chứng minh của mình. Theo quy định của Luật Quản lý thuế, đơn vị đó sẽ bị truy thuế TNDN liên quan tới phần khai gian dối.

Cách khắc phục

Sau khi xác định được nguyên nhân gây ra lỗi mã số thuế người phụ thuộc bị trùng, các bạn cần xử lý theo 3 bước cơ bản sau:

Bước 1: Gửi hồ sơ báo lỗi trùng với cơ quan thuế

Cơ quan thuế đang có cá nhân đang bị báo trùng số chứng minh thư nhân dân (gọi tắt là cơ quan thuế A) gửi phiếu yêu cầu xác minh số chứng minh đến cơ quan thuế có người nộp thuế cùng với chứng minh đã được cấp mã số thuế (gọi tắt là cơ quan thuế B).

Hồ sơ đề nghị xác minh gồm:

• Phiếu yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân.
• Bản photo (bản sao) chứng minh nhân dân của người nộp thuế (NNT) đang xin cấp mã số thuế (MST) tại cơ quan thuế A.

Bước 2: Cơ quan thuế kiểm tra lại CMND của người phụ thuộc

Cơ quan thuế B nhân được hồ sơ đề nghị xác minh của cơ quan thuế A, tiến hành kiểm tra lại số chứng minh nhân dân của người nộp thuế bị báo trùng trên hồ sơ gốc của người nộp thuế lưu ở cơ quan thuế.

Đối với trường hợp người nộp thuế đăng ký MST qua hệ thống đăng ký thuế TNCN Online. Lúc này cơ quan thuế B liên hệ với doanh nghiệp chủ quan của người nộp thuế yêu cầu cung cấp bản sao của CMND của NNT đã được cấp mã số thuế. Khi đó, kết quả xác minh có thể xảy ra 2 trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Số chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế ở cơ quan thuế B trên hồ sơ gốc không trùng với số chứng minh nhân dân đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế (lỗi do người nộp thuế kê khai sai hoặc do cơ quan thuế B nhập sai). Lúc này, cơ quan thuế B sẽ thay đổi lại thông tin của người nộp thuế đã được cấp mã trên hệ thống đăng ký thuế. Ngay sau thay đổi thông tin số chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã thành công, cơ quan thuế B sẽ thông báo cho cơ quan A biết.
• Trường hợp 2: Số chứng minh nhân dân trên hồ sơ gốc trùng với số chứng minh nhân dân cần xác minh, cơ quan thuế B sẽ tiến hành lập hồ sơ trả lời xác minh gửi đến cơ quan thuế A.

Trong 2 trường hợp trên, thông tin phản hồi tư cơ quan thuế B đưa cho cơ quan thuế A bao gồm:

• Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân.
• Bản sao chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế ở cơ quan thuế B.

Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện sửa, cấp lại MST cho NPT

• Tình huống 1: Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc cơ quan thuế B đã tiến hành điều chỉnh thông tin số chứng minh của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế ở cơ quan thuế B. Lúc này, cơ quan thuế A chỉ việc gửi lại thông tin của người nộp thuế về tổng cục để cấp mã số thuế cho người nộp thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế.
• Tình huống 2: Người nộp thuế đã được cấp mã ở cơ quan thuế B và người nộp thuế đang xin cấp mã số thuế ở cơ quan thuế A đã được xác định là cùng 1 cá nhân, cơ quan thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho người nộp thuế. Bằng việc thay lại đúng MST mà cơ quan thuế B đã cấp trước đây cho người nộp thuế.
• Tình huống 3: Người nộp thuế đã được cấp mã ở cơ quan thuế A và người nộp thuế xin cấp mã ở cơ quan thuế B là 2 cá nhân khác nhau nhưng có cùng 1 số chứng minh, cơ quan thuế A vận động, giải thích cho người nộp thuế nên đi đổi lại chứng minh nhân dân mới nhằm mục đích đảm bảo quyền lợi cá nhân của người nộp thuế trong đời sống xã hội. Nếu người nộp thuế từ chối không đổi chứng minh, cơ quan thuế A sẽ cấp mã số thuế thu nhập cá nhân cho người nộp thuế cho người nộp thuế như sau:
  • Xác nhận trùng chứng minh nhân dân trên hệ thống đăng ký mã số thuế (TIN) bằng việc nhập bổ sung thêm 3 ký tự viết tắt tên tỉnh theo đúng quy định của ngành thuế vào ô CMND ngay sau số cuối của dãy số CMND của người nộp thuế. Đồng thời đăng ký mã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành. Việc đưa thêm ký tự sau số CMND trong hệ thông tin của ngành thuế để phân biệt và xác định trường hợp cấp mã số thuế cho 2 cá nhân khác nhau trong trường hợp bị trùng số CMND. Việc làm này còn phục vụ việc quản lý, thống kê dữ liệu và tra cứu dữ liệu của cá nhân trùng số chứng minh được thuận lợi.
  • Cơ quan thuế A lưu hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế kèm theo bản sao CMND của người nộp thuế trùng với chứng minh mà cơ quan thuế B đã cấp mã số thuế trước (được gửi bởi cơ quan thuế B), phục vụ cho việc tra cứu hồ sơ sau này dễ dàng.

Biện pháp xử lý mã số thuế người phụ thuộc bị trùng hiệu quả

Cách xử lý một số lỗi khác khi đăng ký cấp mã số thuế người phụ thuộc

Khi đăng ký cấp mã số thuế người phụ thuộc, mọi người vẫn hay mắc phải những lỗi khác cần xử lý. Cụ thể như:

Lỗi file đã tồn tại trong hệ thống

Trước tiên, các bạn cần mở tờ khai đã thiết lập trên hệ thống phần mềm lập tờ khai thuế người phụ thuộc. Sau đó đi tới danh mục đăng ký thuế và tiến hành đổi số hiệu để thay thế. Thực tế thị lỗi này là do bạn vừa mới sử dụng ở lần đăng ký trước đó. Khi đó, bạn chỉ cần đổi số hiệu tờ khai là xong.

Lỗi báo sai địa chỉ tỉnh/huyện/ xã

Trong trường hợp này, người phụ thuộc đã đăng ký sai địa chỉ tỉnh/huyện/xã. Các bạn chỉ cần liên hệ tới phòng quản lý thuế để xác nhận lại là được.

Lỗi CMT sai định dạng

Lỗi CMT không đúng định dạng cũng là một trong các trường hợp mọi người thường gặp khi đăng ký cấp mã số thuế người phụ thuộc. Lúc này, các bạn chỉ cần định dạng là CMT của mình là được.

Lỗi người nộp thuế kê khai không tồn tại

Trước kia người nộp thuế đã có mã số thuế người phù hợp có nghĩa là người này trước kia được đăng ký là người phụ thuộc cho 1 người nộp thues khác. Để xử lý vấn đề này, người nộp thuế cần làm tờ khai mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC. Cùng với đó là đơn đề nghị chuyển từ mã số thuế người phụ thuộc sang mã số thuế người nộp thuế.

Với những thông tin trên, chắc hẳn các bạn đã biết nguyên nhân và cách xử lý mã số thuế người phụ thuộc bị trùng. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan tới vấn đề này, hãy liên hệ hotline 0964 509 555 để Luật Hùng Sơn giải đáp tận tình!