Đăng ký người phụ thuộc? Nếu bạn đăng băn khoăn không biết cách đăng ký người phụ thuộc như thế nào? Xem ngay bài viết sau Luật Hùng Sơn sẽ hướng dẫn chi tiết nhất để bạn đọc dễ dàng theo dõi và làm theo.
Trước khi tiến hành các bước đăng ký, người nộp thuế cần quan tâm đến thời hạn đăng ký người phụ thuộc để hiểu và thực hiện đúng và kịp thời cho đủ điều kiện được giảm trừ theo pháp luật quy định.
Trích theo khoản 5, điều 6 trong Thông tư 95/2016/TT-BTC:
“5. Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời Điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm”.
Như vậy, các doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc lên cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 10 ngày làm việc trước ngày 30/03 (hạn cuối cùng cần nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân).
Tức là cần nộp chậm nhất vào ngày 20/03 nếu doanh nghiệp có dự định nộp hồ sơ quyết toán vào ngày 30/03.
Các trường hợp người phụ thuộc là các cá nhân không nơi nương tựa được người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, gồm: anh, chị, em ruột; ông bà nội, ông bà ngoại; dì ruột, bác ruột, chú ruột, cậu ruột, chú ruột; cháu ruột (con của anh, chị, em ruột); những người trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật mà đáp ứng các điều kiện sau:
Cần được làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc chậm nhất vào ngày 31/12 của năm tính thuế thu nhập cá nhân. Nếu đăng ký quá thời hạn này thì sẽ không được tính giảm trừ cho năm tính thuế đó.
Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi người nộp thuế đã được cấp mã số thuế cá nhân.
Có thể bạn muốn biết: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân chính xác 100%
Sau khi làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc, người phụ thuộc sẽ được cấp mã số thuế và mã số thuế này sẽ là mã số thuế được dùng khi tính thuế thu nhập cá nhân của người phụ thuộc.
Theo hướng dẫn tại Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế chỉ cần đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi người phụ thuộc 1 lần trong toàn bộ thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Riêng trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc thì tiến hành đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh như trường hợp đăng ký lần đầu.
Người nộp thuế khi đăng ký xong cần lưu ý hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là 03 tháng kể từ ngày khai báo người phụ thuộc. Nếu quá hạn này vẫn chưa nộp, người nộp thuế sẽ không được tính giảm trừ cho người phụ thuộc, đồng thời phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu mã số thuế người phụ thuộc chỉ cần có số CMND
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào 1 người nộp thuế trong năm tính thuế. Nếu nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc cần nuôi dưỡng thì người nộp thuế phải tự thỏa thuận để tính giảm trừ vào 1 người.
Do có quy định này nên người nộp thuế cần lưu ý khi chuyển người phụ thuộc và tính giảm trừ người phụ thuộc. Đồng thời, nếu thỏa thuận có sự chuyển dịch người phụ thuộc từ người này sang người kia thì nên chuyển khi đã hết năm tài chính.
Ví dụ: Bố A và mẹ B có chung con C cần phải nuôi dưỡng.
Bố A đã tính giảm trừ cho con C tại công ty từ tháng 2/2020. Nếu bố A báo giảm, mẹ B báo tăng từ tháng 7/2020 thì con C sẽ không được tính giảm trừ cho bố A từ tháng 2/2020 đến tháng 6/2020 và không tính giảm trừ cho mẹ B từ tháng 7/2020 đến tháng 12/2020.
Thay vào đó, bố A và mẹ B sẽ tự thỏa thuận tính giảm trừ người phụ thuộc hoặc từ tháng 2/2020 đến tháng 6/2020 cho bố A hoặc từ tháng 7/2020 đến tháng 12/2020 cho mẹ B.
Trường hợp này, bố A và mẹ B nên thỏa thuận chuyển dịch người phụ thuộc là con C từ tháng 1/2021 để bố A được tính giảm trừ người phụ thuộc cho con C từ tháng 2/2020 đến hết tháng 12/2020.
Người nộp thuế nếu tự đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ như sau:
Người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trong trường hợp người nộp thuế đã đăng ký giảm trừ bản thân tại 1 doanh nghiệp thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp đó.
Nếu người nộp thuế thay đổi nơi làm việc thì thực hiện nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp cuối cùng.
Nếu người nộp thuế đăng ký qua doanh nghiệp người nộp thuế đang làm việc thì cần nộp đầy đủ hồ sơ cho doanh nghiệp để lưu trữ bao gồm:
Sau khi đã nhận đầy đủ hồ sơ, giấy tờ và thông tin từ người lao động, doanh nghiệp tiến hành đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người lao động. Có 2 cách các doanh nghiệp có thể làm để đăng ký. Luật Hùng Sơn xin chia sẻ cả 2 cách làm để doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách này.
Ví dụ 1: Cách đăng ký người phụ thuộc mới
Nhân viên Nguyễn Thu Minh đăng ký người phụ thuộc là con gái Trần Thu Trang. Chị Minh đăng ký mới từ tháng 2/2020, con gái Trần Thu Trang chưa có Mã số thuế cá nhân.
Tích chọn mục 1- Đăng ký thuế >> Điền vào mục II. Người phụ thuộc đã có MST hoặc chưa có mã số thuế nhưng có giấy khai sinh (trong đó, cột Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm) điền 02/2020, nếu chưa xác định giảm trừ đến bao giờ thì cột “Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm) các bạn để trống)
Ví dụ 2: Cách thay đổi người phụ thuộc
Nhân viên Trịnh Thu Hương đăng ký người phụ thuộc là con trai Lê Tùng Dương từ tháng 5/2020. Con trai Lê Tùng Dương 16 tuổi đã được cấp Căn cước công dân. Trước đó, con trai Lê Tùng Dương đã được chồng chị Hương- anh Lê Tùng Anh đăng ký giảm trừ ở 1 công ty khác.
Do dự định chuyển con trai Lê Tùng Dương về giảm trừ theo mẹ nên công ty anh Lê Tùng Anh đã đăng ký báo giảm con trai Lê Tùng Dương thành công từ tháng 4/2020.
Trường hợp này, công ty chị Hương sẽ đăng ký báo tăng người phụ thuộc nên sẽ tích chọn mục 2- Thay đổi thông tin đăng ký thuế >> Điền vào mục I. Người phụ thuộc đã có MST hoặc chưa có mã số thuế nhưng có CMND/CCCD/Hộ chiếu các thông tin tương ứng.
Như vậy, thao tác đăng ký trực tuyến trên Cổng Thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế đã được hoàn thành.
Nếu chưa có phần mềm QTTNCN thì các bạn tải về máy rồi tiến hành cài đặt (Hiện nay, bản mới nhất là QTTNCN 3.3.2)
Tại giao diện chính của phần mềm, các bạn chọn Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh tại mục “Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh” như hình bên dưới.
Các bạn nhập mã số thuế công ty, Kỳ tính thuế >> Ấn nút “Đồng ý”
Phần thông tin doanh nghiệp các bạn điền lần lượt vào các mục thông tin bên dưới như sau:
Lưu ý: Chỉ những ô có dấu * mới bắt buộc phải điền đầy đủ
Nhập xong hết thông tin, các bạn ấn vào nút “Kiểm tra” để kiểm tra xem tờ khai có cần chỉnh sửa gì không. Đã điền đúng và đủ hết các thông tin, ấn “Kết xuất”và lưu tờ khai dưới file XML.
Các bạn cũng có thể ấn “Ghi” để phần mềm lưu lại các thông tin bạn vừa nhập, nhằm tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu cho lần lập tờ khai sau của bạn.
Hướng dẫn lập tờ khai trên phần mềm HTKK:
Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK >> Quyết toán thuế thu nhập cá nhân >> Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Chọn Niên độ tài chính và số lần làm tờ khai rồi ấn “Đồng ý”
Tờ khai trên phần mềm HTKK giống tờ khai trên phần mềm QTTNCN nên các bạn tham khảo hướng dẫn lập tờ khai trên phần mềm QTTNCN ở trên.
Tiếp sau bước lập tờ khai trên phần mềm HTKK hoặc QTTNCN, các bạn đăng nhập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn.
Nếu đây là lần đầu doanh nghiệp đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc thì cần đăng ký tờ khai “02TH- Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” trên trang thuedientu.
Để đăng ký tờ khai, các bạn vào mục Khai Thuế >> Đăng ký Tờ khai >> Đăng ký thêm Tờ khai
Các bạn tìm đến phần Thuế Thu Nhập Cá Nhân, tích chọn mục 15- 02TH- Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh như hình bên dưới
Kéo xuống cuối trang, ấn Tiếp tục >> Chấp nhận. Như vậy, doanh nghiệp đã có thể nộp mẫu 02TH trên website thuedientu.gdt.gov.vn.
Tiếp tục, để nộp mẫu 02, các bạn vào Khai Thuế >> Nộp tờ khai XML >> Chọn tệp tờ khai >> Ký điện tử >> Nộp tờ khai
Việc nộp tờ khai đã xong. Nếu các thông tin kê khai đúng và đầy đủ, kết quả sẽ được trả về trong vòng vài tiếng.
Để tra cứu kết quả đăng ký, các bạn vào mục Đăng ký thuế >> Tra cứu hồ sơ >> Chọn Hồ sơ đăng ký thuế 20-ĐK-TH-TCT– Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập >> Tra cứu
Trong quá trình đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế có thể gặp phải một số lỗi thường gặp như dưới đây:
Lỗi này phát sinh do người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ cho người nộp thuế khác.
Cách khắc phục: Các bạn có thể liên hệ với cán bộ quản lý thuế của công ty nơi người nộp thuế đăng ký giảm trừ để kiểm tra lại thông tin người đã đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc này. Từ đó, sẽ có hướng giải quyết phù hợp.
Trong trường hợp này, người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế.
Cách khắc phục: Lấy luôn mã số thuế hiện ra trong phần kết quả cơ quan thuế trả về để nhập vào phần Mã số thuế của người phụ thuộc.
Lỗi này xuất hiện có thể do người nộp thuế đăng ký giảm trừ qua tổ chức chi trả sử dụng mã số thuế đã ở tình trạng đóng mã số thuế hoặc mã số thuế của tổ chức chi trả đăng ký mã số thuế cho người nộp thuế ở tình trạng chấm dứt hoạt động, giải thể.
Cách khắc phục: Người nộp thuế liên hệ bộ phận đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả để được kiểm tra và hỗ trợ.
Bài viết trên của Luật Hùng Sơn là tổng hợp toàn bộ cách đăng ký người phụ thuộc mới nhất tính đến hiện tại. Mọi ý kiến, câu hỏi hay thắc mắc gì của bạn đọc chúng tôi xin được ghi nhận và giải đáp qua tổng đài 19006518. Hy vọng sẽ nhận được nhiều sự quan tâm từ phía bạn đọc.
Bài này đã được sửa đổi lần cuối vào 17/08/2023 23:55
Effective Date: July 15, 2025 This Privacy Policy describes how the workflow automation application at… Đọc thêm
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển hoặc tìm được một vị trí kinh… Đọc thêm
Việc mô tả nhãn hiệu một cách chính xác và đầy đủ là yếu tố… Đọc thêm
Việc xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại… Đọc thêm
Mô tả nhãn hiệu là một phần quan trọng trong quá trình đăng ký nhãn… Đọc thêm
Tranh chấp thương mại là những mâu thẫu phát sinh trong hoạt động kinh doanh,… Đọc thêm