Những điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một bộ phận không thể thiếu của mỗi công ty. Tuy nhiên không phải chủ doanh nghiệp nào cũng biết thủ tục thành lập văn phòng đại diện gồm những gì. Hiểu được những khó khăn đó của chủ doanh nghiệp, Luật Hùng Sơn sẽ chia sẻ chi tiết nhất những việc cần làm khi lập văn phòng đại diện trong bài viết dưới đây!

A/ Cơ sở thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập văn phòng đại diện cũng như thành lập công ty vì đều cần có cơ sở chuẩn theo quy định của pháp luật. Một số văn bản pháp luật mà bạn cần biết như:

• Luật Doanh nghiệp số 68/2014 QH13 có hiệu lực từ 01/07/2015.
• Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của chính phủ quy định chi tiết về một số điều của luật Doanh nghiệp.
• Nghị định 43/2010/NĐ-CP về đăng ký.
• Thông tư số 20/2015/- BKHĐT ngày 01/12/2015 của bộ KHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

♦ Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng đại diện

• Căn cứ theo quy định của luật doanh nghiệp năm 2014 thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không hoạt động sinh lời và ký kết hợp đồng trừ trường hợp có sự ủy quyền từ công ty.
• Văn phòng đại diện có thể đặt cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động kê khai thuế, xuất hoá đơn đều do trụ sở chính thực hiện. Nhưng văn phòng đại diện phải tính toán các khoản khấu trừ thuế, kê khai thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu khi tiến hành thanh toán các khoản lương thưởng, công nợ và phí dịch vụ.
• Bên cạnh đó văn phòng đại diện phải thực hiện sứ mệnh phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép, đồng thời thực hiện các công việc báo báo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo quy định của pháp luật.
• Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện khác trong hoạt động khai thác khách hàng, điều động nhân lực và phát triển doanh nghiệp.
• Ngoài ra nếu công ty mẹ có yêu cầu thì văn phòng đại diện vẫn có thể lập báo cáo tài chính nội bộ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kết quả tăng trưởng và phát triển hàng năm.

B/ Thủ tục để thành lập văn phòng đại diện

Đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện trong nước, cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đó đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
• Thẻ căn cước công dân bản sao, chứng minh nhân dân bản sao hoặc bản sao hộ chiếu hay chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

C/ Một số lưu ý sau khi nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận và xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn thì cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết về lý do hoặc các yêu cầu cần sửa đổi hoặc bổ sung.

Kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận thì văn phòng đại diện phải định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện. Đồng thời doanh nghiệp cũng phải thông báo bằng văn bản về phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của công ty để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là những hướng dẫn của chúng tôi về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty. Qua bài viết này chắc chắn nhiều chủ doanh nghiệp sẽ không còn phải đau đầu vì ‘mớ thủ tục’ rườm rà, phức tạp khi thành lập một văn phòng đại diện nữa. Nếu cần tư vấn thêm về các thủ tục pháp lý, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline để được hỗ trợ nhanh nhất: 1900.6518