Doanh nghiệp

Nên thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh?

Đăng bởi

Luyện Ngọc Hùng

13/11/2020 16:59

Doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh,doanh nghiệp sẽ cần thêm những cơ sở khác ngoài phạm vi trụ sở chính. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn loại hình đơn vị trực thuộc phù hợp. Sau đây Luật Hùng Sơn xin phân biệt các loại hình này để cho doanh nghiệp có lựa chọn đúng đắn nhất với nhu cầu của mình.

Phân biệt các loại hình đơn vị trực thuộc

Nội dung phân biệt	Chi nhánh	Văn phòng đại diện	Địa điểm kinh doanh
Khái niệm	Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền	Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó	Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể
Phạm vi thành lập	Chi nhánh có thể được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính	Văn phòng đại diện có thể đặt tại tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác không phải tỉnh thành phố đặt trụ sở chính của doanh nghiệp	Từ ngày 10/10/2018, địa điểm kinh doanh có thể được lập khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hoạt động kinh doanh	Chi nhánh thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả việc thực hiện hoạt động kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền. Chính vì vậy, chi nhánh phát sinh thêm hoạt động báo cáo thuế như công ty (trừ chi nhánh phụ thuộc không phải lập báo cáo tài chính công ty cuối năm).	Văn phòng đại diện thì có chức năng đại diện cho quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền,lợi ích đó; là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; văn phòng có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vị xâm phạm sở hữu trí tuệ của của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ. Văn phòng đại diện không được phép kinh doanh.	Địa điểm kinh doanh được phép kinh doanh trong phạm vi một nhóm ngành cụ thể đã đăng ký từ ngành nghề của công ty mẹ
Con dấu	Chi nhánh được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng của mình	Văn phòng đại diện được phép đăng ký và sử dụng con dấu cho hoạt động của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, không được phép sử dụng con dấu này để đóng lên hợp đồng mua bán, bởi văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.	Địa điểm kinh doanh không được đăng ký và sử dụng con dấu
Về tổ chức hạch toán, kế toán và kê khai thuế	Chi nhánh có thể lựa chọn hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập với doanh nghiệp. Do đó, chi nhánh có thể có mã số thuế riêng, hóa đơn riêng trong trường hợp lựa chọn hạch toán độc lập	Văn phòng đại diện kê khai thuế tập trung theo Công ty	Địa điểm kinh doanh hoàn toàn phụ thuộc vào trụ sở chính, hình thức kê khai thuế tập trung, sử dụng hóa đơn của công ty.

Lựa chọn thành lập loại hình doanh nghiệp

Thông qua sự khác biệt giữa văn phòng đại diện và địa điểm doanh, doanh nghiệp nên dựa vào nhu cầu thực tế để quyết định lựa chọn thành lập loại hình đơn vị trực thuộc nào.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Đặc biệt, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.
Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh mà chỉ có chức năng kinh doanh, không có chức năng đại diện thì doanh nghiệp có thể lựa chọn lập địa điểm kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh khác tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở chính và có cả chức năng đại diện theo ủy quyền thì doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh. Chi nhánh được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, được quyền đăng ký con dấu riêng, thay công ty mẹ ký hợp đồng kinh tế. Chi nhánh cũng có thể kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Việc hoạt động độc lập như vậy giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty.Tuy nhiên, công ty khi thành lập chi nhánh sẽ phát sinh thủ tục kê khai thuế độc lập cho chi nhánh. Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm chi nhánh cần lập báo cáo tài chính cho hoạt động của mình.

Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Bước 1: Tư vấn và tiếp nhận thông tin

Luật Hùng Sơn sẽ tư vấn dựa trên nhu cầu của khách hàng để lựa chọn loại hình đơn vị trực thuộc phù hợp. Sau khi tư vấn Luật Hùng Sơn sẽ gửi khách phiếu yêu cầu cung cấp thông tin để phục vụ việc thành lập.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Ngay khi nhận được thông tin từ khách hàng Luật Hùng Sơn sẽ soạn thảo hồ sơ thành lập.

Lập địa điểm kinh doanh:

Thông báo lập địa điểm kinh doanh (Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh)
Giấy ủy quyền cho Luật Hùng Sơn thực hiện thủ tục.

Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện:

Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Giấy ủy quyền cho Luật Hùng Sơn thực hiện thủ tục

Soạn thảo đầy đủ hồ sơ Luật Hùng Sơn sẽ gửi và hướng dẫn khách hàng ký.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Ngay sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ có chữ ký của khách hàng Luật Hùng Sơn sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doang – Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Thời hạn: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh/văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh.

Một số lưu ý khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh dự định thành lập:

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện/ chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”/ “Chi nhánh”. Đối với địa điểm kinh doanh thì không cần kèm thèm cụm từ “địa điểm kinh doanh”.

Tên văn phòng đại diện/chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện/chi nhánh. Tên văn phòng đại diện/chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện/chi nhánh phát hành.

Địa chỉ trụ sở :

Trụ sở văn phòng đại diện/chi nhánh/địa điểm kinh doanh: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện/chi nhánh/địa điểm kinh doanh không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện/chi nhánh/địa điểm kinh doanh, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty/chi nhánh/địa điểm kinh doanh cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) hoặc giấy phép xây dựng của văn phòng cho thuê.

Người đứng đầu văn phòng đại diện/ chi nhánh/địa điểm kinh doanh

Người đứng đầu văn phòng đại diện/chi nhánh/địa điểm kinh doanh không thuộc một trong các trường hợp sau:

Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Trên đây là tư vấn của Luật Hùng Sơn về lựa chọn loại hình đơn vị phụ thuộc phù hợp khi mong muốn mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động. Qúy doanh nghiệp có thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý hãy gọi tới Tổng đài dịch vụ luật 19006518