Tìm hiểu cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là gì? Bất cứ một doanh nghiệp hay cơ quan hoặc tổ chức nào khi bắt đầu hình thành và hoạt động cũng luôn có một cơ cấu tổ chức nhất định. Vậy cơ cấu tổ chức là gì? Vai trò của cơ cấu tổ chức. Công ty Luật Hùng Sơn sẽ giải đáp thắc mắc trong bài viết dưới đây

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ độc lập và phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện rõ những nhiệm vụ rành mạch do ai làm, làm cái gì và phải liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức ra sao nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức giúp cho mọi người làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, bằng cách: 

• Phân chia rõ ràng các nguồn lực và con người cho các hoạt động.
• Làm rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên và công việc của họ bằng cách thông qua mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức công việc và quyền hành trực tiếp
• Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc, các tiêu chuẩn công việc và  thủ tục hoạt động.
• Thiết kế các quy trình để thu thập và đánh giá thông tin giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định và giải quyết được các vấn đề.

Vai trò của cơ cấu tổ chức

Việc xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho từng công việc cụ thể khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp, tổ chức sẽ tối ưu được nhân sự, hạ thấp chi phí thuê nhân công, giá thành sản phẩm.

Mặt khác, mô hình cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên. Các nhân viên trong đơn vị sẽ nhìn vào đó và biết được những kỳ vọng mà tổ chức dành cho họ.

Ngoài ra, cơ cấu tổ chức còn giúp xác định được quy chế, thu thập và xử lý thông tin để đưa ra quyết định. Đồng thời, chúng còn hỗ trợ giải quyết các vấn đề về vận hành khi gặp phải.

Yêu cầu của cơ cấu tổ chức

Tìm hiểu kỹ hơn về cơ cấu tổ chức là gì chúng ta có thể thấy yêu cầu của cơ cấu tổ chức là vấn đề quan trọng. Để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả thì cơ cấu tổ chức phải đảm bảo đầy đủ phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác.

• Đảm bảo duy trì và sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau.
• Phải Đảm bảo tính cân đối và hiệu quả .
• Quản lý và kiểm soát tốt các hoạt động của tổ chức.

Như vậy, một cơ cấu tổ chức phải thể hiện rõ ràng các nhiệm vụ của nhân viên đồng thời liên kết các nhiệm vụ này với nhau trong một tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Một tổ chức được tổ chức một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để triển khai các chiến lược. 

Các yếu tố của một cơ cấu tổ chức

Các yếu tố của một cơ cấu tổ chức bao gồm như sau:

• Chuyên môn hóa: Là tiến trình xác định nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng xuống cho các cá nhân, nhóm đã được đào tạo để thực hiện các nhiệm vụ đó.
• Bộ phận hóa: Tổ chức thành từng nhóm lao động để đảm nhận các công việc khác nhau.
• Tiêu chuẩn hóa: Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên sẽ phải làm trong quá trình thực hiện các công việc của họ.
• Quyền hạn: Cơ bản là quyền ra các quyết định và hành động
• Phạm vi kiểm soát: Số nhân viên dưới quyền của một quản lý, giám sát viên
• Phối hợp: Bao gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp nhất các hoạt động của những cá nhân, các nhóm và các bộ phận khác trong tổ chức.

Các nguyên tắc của một cơ cấu tổ chức

Nguyên tắc chỉ huy 

Theo nguyên tắc này, người thực hiện nhiệm vụ chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo. Điều này giúp cho nhân viên thực thi công việc một cách thuận lợi nhất, tránh tình trạng không biết phải nghe theo ai. 

Nguyên tắc gắn với mục tiêu 

Bộ máy của doanh nghiệp cần phải phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng lên bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. 

Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối 

Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự nên ổn định trong doanh nghiệp và phải có sự cân đối trong mô hình tổ chức  doanh nghiệp nói chung. 

Nguyên tắc linh hoạt 

Bộ máy quản trị cần phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của thị trường bên ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng tốt nhất với sự thay đổi của tổ chức. 

Nguyên tắc hiệu quả 

Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tối ưu chi phí.

Trên đây là toàn bộ thông tin của công ty Luật Hùng Sơn về “Cơ cấu tổ chức là gì?”. Nếu quý khách hàng còn bất kỳ thắc mắc gì cần được giải đáp, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline 0964 509 555 hoặc đặt lịch ở văn phòng để được các chuyên viên tư vấn trả lời một cách nhanh gọn và chính xác nhất. Cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết. Trân trọng!