Cách ký chữ ký số trên file PDF chính xác nhất

Cách ký chữ ký số trên file pdf? Xem ngay bài viết sau để được hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file pdf chi tiết nhất quy trình thực hiện chưa đến 30 giây.

Khi nào cần ký chữ ký số trên file PDF?

Một số trường hợp thường gặp cần phải ký chữ ký số trên file PDF như:

• Các bên đối tác trong một giao dịch thương mại đều sử dụng chữ ký số để ký vào hợp đồng cần ký dưới dạng file PDF.
• Các bên đối tác cách xa nhau về khu vực địa lý, cần ký các văn bản như biên bản thỏa thuận hợp tác, bảng báo giá, biên bản cam kết,…
• Trường hợp bộ phận lãnh đạo cần ký những văn bản nội bộ công ty như: báo cáo quản trị, báo cáo kế toán, quyết định, chỉ thị, công văn…
• Khi các cá nhân muốn xác nhận tính toàn vẹn và xác thực của văn bản mà chính mình soạn thảo cũng có thể sử dụng chữ ký số trên file pdf.
• Khi tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử đơn giản.

Điều kiện để ký chữ ký số trên file FDF

Để ký được chữ ký số trên file pdf banj cần cài đặt hai công cụ sau vào máy tính:

• USB Token:

Đây là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của người dùng, bao gồm:

• Khóa công khai (Public Key);
• Khóa riêng (Private Key);
• USB Token.

Công cụ này chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, dùng để cho chữ ký của doanh nghiệp đó trên các loại văn bản và tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử.

• Adobe Acrobat Profesional:

Đây là một phần mềm tiên tiến cho các nhà chuyên nghiệp sử dụng để tạo, kết hợp, kiểm soát và phân phát các file pdf an toàn, chất lượng cao. Phần mềm này được trang bị tính năng bảo mật, đóng dấu bản quyền pdf và chèn chữ ký số nên người dùng có thể dễ dàng ký chữ ký số trên file pdf và chia sẻ file của mình mà không cho phép người khác sao chép hay chỉnh sửa các thông tin chứa trong đó.

Link tải: https://get.adobe.com/reader/

Cách ký chữ ký số trên file pdf

Để thực hiện ký chữ ký số trên file pdf, người dùng thực hiện theo trình tự các bước như sau:

Bước 1: Chọn file cần ký

• Truy cập vào phần mềm Acrobat Reader DC;
• Chọn file => Open => Chọn file cần ký chữ ký số

• Chọn Tool, tại mục Certificates click chọn Open.

Bước 2: Khoanh vùng cần ký chữ ký số trên file pdf

• Tại file cần ký chữ ký số, di chuyển chuột chọn Digitally Sign trên thanh công cụ;

• Nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký trên văn bản. Lúc này, người dùng lưu ý chữ ký sẽ được lưu trữ trong vùng đã lựa chọn, do đó, cần phải thực hiện chọn kích thước hợp lý để hiển thị chữ số đẹp và cân đối nhất.
• Click vào Continue ở phía phải cuối màn hình để tiếp tục.

Bước 3: Thực hiện ký chữ ký số trên file pdf bằng USB Token

• Sau bước trên, giao diện màn hình máy tính hiển thị thông tin chứ ký số của người dùng (trong trường hợp trong máy tính đã lưu nhiều chữ ký số của người dùng sử dụng);
• Người dùng lúc này chọn Sign để tiến hành thực hiện ký chữ ký;
• Sau đó người dùng nhập ý kiến, phê duyệt, lý do ký,…
• Cuối cùng, chọn Save để lưu file vào máy tính.

Bước 4: Nhập mã pin (mật khẩu) của USB Token để xác nhận thực hiện ký chữ ký số trên file pdf

• Màn hình hiển thị giao diện yêu cầu nhập mật khẩu USB Token, người dùng thực hiện nhập chính xác mã;
• Sau đó nhấn OK.

Sau 4 bước đơn giản nêu trên với sự hỗ trợ của hai phần mềm Acrobat Reader DC và USB Token , người dùng có nhu cầu ký chữ ký số trên file pdf có thể thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng. Như vậy, tài liệu đã được ký thành công

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của Luật Hùng Sơn về cách ký chữ ký số trên file pdf. Để được hỗ trợ trực tiếp và tốt nhất, vui lòng liên hệ chúng tôi nhé!