Chi phí thuê xe cá nhân vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân? Nhiều doanh nghiệp cần thiết phải thuê xe ô tô trong quá trình hoạt động của mình. Tuy nhiên, để chi phí thuê xe cá nhân này được đưa vào chi phí hợp lý, hợp lệ, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định của pháp luật hiện hành. Bạn đọc cùng khám phá câu trả lời qua bài viết này của Luật Hùng Sơn nhé.

Điều kiện tiên quyết để chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN là việc thuê xe của doanh nghiệp phải hợp lý – tức là doanh nghiệp thuê xe ô tô để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu điều kiện đầu tiên đã đáp ứng, doanh nghiệp cần làm cho các khoản chi này hợp lệ và hợp pháp. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu qua từng mục nhé.

Hồ sơ cần thiết để đưa chi phí thuê xe cá nhân vào chi phí được trừ:

Bộ hồ sơ các doanh nghiệp cần lưu để chứng minh chi phí thuê xe cá nhân của doanh nghiệp là hợp lệ, bao gồm:

– Hợp đồng thuê xe giữa doanh nghiệp với cá nhân

– Bản sao chứng thực các giấy tờ xe gồm: Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe, giấy tờ tùy thân của cá nhân chủ sở hữu xe như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

– Chứng từ thanh toán tiền thuê xe cho cá nhân

Doanh nghiệp đi thuê xe cá nhân thì cá nhân có cần xuất hóa đơn cho công ty không?

a) Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm:

Khoản 1, điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

“Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn”.

Căn cứ Khoản 25, Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Đối tượng không chịu thuế GTGT:

“Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống”

Rút ra kết luận: 

– Dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm là đối tượng không chịu thuế.

– Chủ sở hữu xe, tức cá nhân cho thuê xe không kinh doanh nhưng cho doanh nghiệp thuê xe (cung cấp dịch vụ không chịu thuế GTGT) thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn. 

Do vậy, cá nhân thuộc trường hợp này sẽ không cần xuất hóa đơn cho công ty đi thuê xe.

b) Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên:

Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định rõ ràng về trường hợp được cấp hóa đơn do Cục Thuế đặt in:

“Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng”.

Tại phụ lục bảng danh mục bảng ngành nghề tính thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu của Thông tư 219/2013/TT-BTC:

“2) Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ 5%

………………………..

– Dịch vụ cho thuê nhà, đất, cửa hàng, nhà xưởng, cho thuê tài sản và đồ dùng cá nhân khác;”

Căn cứ các quy định trên, dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên là dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT là 5% và cơ quan thuế cần cấp hóa đơn cho những cá nhân thuộc trường hợp này để giao cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đi thuê xe.

Thủ tục xin cấp hóa đơn lẻ của cơ quan Thuế dành cho cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên mỗi năm:

Cá nhân cho thuê xe sẽ cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin cấp hóa đơn bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ (mẫu đơn đề nghị bạn đọc tham khảo tại phụ lục 3 văn bản ban hành đính kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC)

– Hợp đồng thuê xe ký với công ty

– Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe

– Bản sao một trong những giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu xe như: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc bằng lái xe

– Cam kết của người đang sử dụng xe chịu trách nhiệm trước pháp luật về xe

– Các chứng từ thanh toán mua bán xe, cho thuê xe

Căn cứ vào bộ chứng từ xin cấp hóa đơn, cơ quan thuế quản lý sẽ cấp hóa đơn cho cá nhân đề nghị sau khi cá nhân này nộp đầy đủ nghĩa vụ thuế. Hóa đơn được cấp sẽ gồm 3 liên, cơ quan thuế sẽ đóng dấu vào bên trái của liên 1 và liên 2 và giao cho người đề nghị cấp, đồng thời liên 3 sẽ được lưu tại cơ quan thuế.

Như vậy, ở phần I này, bạn đọc đã biết được cần lưu trữ những chứng từ gì để chi phí thuê xe cá nhân được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ở phần II tiếp sau, hãy cùng Luật Hùng Sơn tiếp tục tìm hiểu thêm các điều kiện khác nhé.

>>> Chi phí công tác phí hợp lý trong doanh nghiệp