Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu, là tính năng giúp cho doanh nghiệp và Tổng cục Thuế quản lí hóa đơn và thực hiện các nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Trước xu hướng ngày càng phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cùng với các giao dịch điện tử, hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn đơn tử?

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, quản lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xuất, xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử?

• Không mất quá nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn.
• Giảm chi phí in ấn hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, quản lí hóa đơn, khai thác hóa đơn, lưu trữ hoá đơn… so với việc sử dụng hoá đơn giấy, từ đó, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
• Thuận tiện cho việc hạch toán của kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của hóa đơn điện tử là quá trình xử lý hóa đơn nhanh chóng, thông tin trên hóa đơn điện tử được liên kết với hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ;
• Việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho Khách hàng được thực hiện một cách thuận tiên, nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện, vận chuyển.
• Giảm thiểu rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan đến hóa đơn…

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử .

– Có chữ ký số điện tử(Token) theo quy định của pháp luật.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Thủ tục thực hiện phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 1: Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2 – Thông tư 32/2011/TT-BTC);
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1 – Thông tư 32/2011/TT-BTC);
• Hoá đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

– Số lượng: 02 bộ.

– Cơ quan: Cơ quan thuế quận.

– Thời gian: 03 ngày làm việc kể từ khi có đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn điện tử mẫu: 2 giấy tờ này phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải là định dạng “ XML”
• Chữ ký số(token) để ký điện tử.

Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu lên cổng thông tin.

https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Bước 3: Sau thời gian 02 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ lên cổng thông tin. Có thể sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là tư vấn của Luật Hùng Sơn về Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?. Mọi thông tin liên hệ trực tiếp đến tổng đài dịch vụ tư vấn miễn phí 1900 6518 để được tư vấn kịp thời.